實驗室的各類檔案文件，一般都有幾十到上百種，整理起來可謂千頭萬緒，那么如何將這些檔案文件，分類、整理、保存，做到條理清楚呢？

本文按照ISO17025的條款來將這些文件歸類歸納，在實際工作中大家也可以結(jié)合自己實驗室的實際情況，按照這種方法來管理實驗室的文件。本文羅列的條款并不一定適合每個實驗室，大家根據(jù)實際情況可以進行增加或刪減。

4.1 組織

1.若是獨立法人要求組織機構(gòu)代碼、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證（或者三證合一）；

2.若是法人授權(quán)形式的實驗室, 應(yīng)有: 法人單位及其法定代表人的授權(quán)書, 保證檢測工作質(zhì)量的聲明和承諾；

3.最高管理者的任命文件,關(guān)鍵人員的任命書,包括技術(shù)管理層人員或技術(shù)負責人 ( 即管理者代表) 、質(zhì)量主管、各部門負責人、監(jiān)督員、內(nèi)審員的任命文件；

4.有關(guān)人員的授權(quán)書, 包括檢測報告批準人、提出“意見和解釋 ”者、負責分包者、特殊類型樣品檢測者 、特殊設(shè)備操作者、實驗室公章使用保管員授權(quán)書；

5.準予上崗任職書, 包括檢測員、抽樣員、樣品管理員、資料檔案管理員、儀器設(shè)備及其計量檢定管理員、電腦程序編制者以及安全健康環(huán)保管理員。

6.人員的任職、授權(quán)、任命的撤換、調(diào)整文件；實驗室的授權(quán)和其他資質(zhì)文件證書。

 

4.2 管理體系

1.質(zhì)量手冊各版本的正本。

2. 程序文件目錄及各版本的正本。

3.作業(yè)指導書目錄及各版本的正本, 適合時可分為: 制樣規(guī)程、檢測細則、儀器設(shè)備操作規(guī)程。

4.規(guī)章制度、公章使用管理制度、檢驗收費制度、三廢處理制度以及實驗室服務(wù)標準、員工守則、檢測完成時限規(guī)定等。

5. 實驗室認可有關(guān)標準、準則有效版本

6.質(zhì)量記錄、質(zhì)量計劃目錄及各版本有效正本的空白樣張。

 

4.3 文件控制

1.受控文件發(fā)放 / 回收 /銷毀記錄。

2.受控文件變更 /修改 / 增補記錄。

3.受控文件停用 /啟用 / 替換記錄。

4.文件定期評審記錄。

5.磁盤、光盤目錄。

6.技術(shù)書刊 、工具手冊目錄。

 

4.4 要求、標書和合同的評審

1.常規(guī)例行的檢驗委托合同

2.大宗客戶的長期持續(xù)檢驗委托總合同或協(xié)議書, 及其評審記錄、合同、修改記

錄。

3.特殊的 ( 新的、復雜的、重要的、先進的 ) 檢驗委托合同書, 及其評審記錄, 與客戶討論的記錄, 再評審記錄, 以及合同修改記錄、通知書。

4.口頭委托檢驗記錄。

 

4.5 檢測和校準的分包

1.分包檢驗:合格分包方的名錄及其注冊資料,分包協(xié)議書, 在有分包檢驗項目任務(wù)時, 即時發(fā)出分包檢驗委托函件, 分包方出具的檢測報告。

2.被分包檢驗: 其他實驗室分包給本實驗室的分包協(xié)議書, 發(fā)來的分包檢驗委托函件, 本實驗室出具的檢測報告、副本及其整個檢驗過程的記錄原件。

 

4.6 服務(wù)和供應(yīng)品的采購

1.合格服務(wù)方: 計量檢定 / 校準、建筑裝修, 設(shè)備維修, 環(huán)境條件測試等機構(gòu)的名錄及資質(zhì)證明文件, 服務(wù)機構(gòu)的評價記錄。

2.供應(yīng)品的采購、驗收:供應(yīng)品和消耗品合格供應(yīng)商名錄及其資質(zhì)證明文件；

3.供應(yīng)品和消耗品的采購計劃、審批記錄；

4.供應(yīng)品、試劑、消耗材料的符合性檢查證實記錄；

5.重要物品,供應(yīng)商的評價記錄。

 

4.7 服務(wù)客戶

1.服務(wù)記事: 陪同客戶合理進入相關(guān)檢驗場所監(jiān)視的記錄, 幫助客戶打包, 發(fā)送驗證用檢品的記錄；向客戶對檢測結(jié)果作出意見和解釋的談話記錄。

2.客戶訪問: 征詢客戶意見的調(diào)查表反饋函件, 對客戶意見匯總小結(jié)。

 

4.8 投訴

1.投訴( 書面、口頭) 記錄, 調(diào)查處理記錄及其糾正/糾正措施記錄。

 

4.9 不符合檢測和/或校準工作的控制

1.差錯的發(fā)現(xiàn)、識別、建議處理、有效性評審記錄；

2.糾正措施記錄( 適用時) , 檢測結(jié)果差錯統(tǒng)計記錄( 表) 。

 

4.11 糾正措施

1.不符合項糾正措施記錄 ( 原因分析、選擇、實施、監(jiān)控、驗證有效性) , 相應(yīng)的文件修改記錄, 附加內(nèi)審 ( 適合時 )記錄。

 

4.12 預防措施

1.潛在不合格項目的調(diào)研取證、分析、確定記錄；

2.預防措施計劃表, 預防措施實施計劃、驗證記錄, 文件修改和提交管理評審的記錄。

 

4.13 記錄的控制

1.記錄 ( 檔案) 卷宗目錄及標識；

2.會議記錄、研討類會議記錄。

 

4.14 內(nèi)部審核

1.年度內(nèi)審計劃表、內(nèi)審實施計劃表、內(nèi)審通知書；

2.內(nèi)審檢查表及記錄；內(nèi)審首次 / 末次會議記錄；

3.內(nèi)審缺陷 /不符合項報告；

4.內(nèi)審的總結(jié)報告及其分發(fā)登記表, 交付管理評審記事。

5.制訂的糾正措施及其驗證記錄；

6.修訂的文件( 適合時) ；

7.客戶通知書( 需要時) 。

 

4.15 管理評審

1.管理評審日程計劃表、評審實施計劃表、評審會議通知；

2.評審前輸入的信息材料；

3.評審會議記錄、總結(jié)報告及其發(fā)放登記表；

4.評審結(jié)果輸入計劃系統(tǒng)的確認記錄；

5.改進措施的檢查、督促驗證記錄；

文件更改材料( 適合時) 。

 

5.2 人員

1.人員培訓相關(guān)記錄: 人員一覽表 ( 包括長期使用的或聘用的檢測和管理兩個方面的任崗位) ；員工培訓規(guī)劃、員工培訓年度實施計劃, 年度培訓總結(jié)報告；

2.員工集體、個人在實驗室內(nèi)外學習培訓的記錄, 以及考績或所獲證書登記表；

3.員工技術(shù)檔案: 每個員工的技術(shù)履歷表、學歷和技術(shù)職稱證件( 復印件) 、獲準上崗崗位和( 或) 任命、授權(quán)職務(wù)資格登記表；獲證獲獎復印證件；

4.上崗考核( 應(yīng)知應(yīng)會等) 記錄文件。

 

5.3 設(shè)施和環(huán)境條件

1.環(huán)境條件技術(shù)指標及控制措施一覽表；環(huán)境條件監(jiān)控記錄；

2.實驗室平面分布圖( 最好有安全通道、水電氣管線總體走向、設(shè)置的滅火器材點等)

3.安全健康、環(huán)境檢查計劃與記錄 。

 

5.4 檢測和校準方法及方法的確認

1.承檢項目、參數(shù)目錄及其標準( 有效版本) 及發(fā)布的修改號文件

2. 基礎(chǔ)標準、通用標準規(guī)范目錄及其有效版本

3.與承檢項目相關(guān)的國外先進的、國際的檢測方法標準目錄及有效版本

4.作廢但有保存價值的標準

5.企業(yè)標準

6.本實驗室制訂的檢測方法及其計劃、方案、文獻總結(jié)、制訂過程中的記錄、總結(jié), 鑒定確認的材料

7.非標準檢測方法( 含編寫的文件及其確認的材料)

8.檢測附加細則 ( 對檢測方法的補充說明) 目錄及其文件

9.測量不確定度的評價估算記錄。

 

5.5 設(shè)備

1.設(shè)備總臺帳( 按計量儀器、非計量儀器分列 ) 。

2.設(shè)備計量校準: 周期檢定計劃表, 年度周期檢定實施表及其記錄；

3.檢定證書、測試( 校準) 報告；

4.本實驗室對檢定證書 / 測試 ( 校準) 報告的核查、評定記錄

5.設(shè)備檔案: 主要的、貴重的、必須的檢測、抽樣、制樣設(shè)備檔案, 按每種單獨立卷

6.設(shè)備期間核查: 核查計劃表, 核查操作規(guī)程, 核查記錄, 核查年度總結(jié)；

7.脫離實驗室直接控制、返回后設(shè)備的功能和校準狀態(tài)的核查記錄。

8.內(nèi)部校準儀器: 內(nèi)部規(guī)程及記錄( 適合時) 。

 

5.6 測量溯源性

1.有標準物質(zhì)一覽表及其證書、使用記錄；

2.期間核查計劃日程、方法、核查記錄

3.參考標準一覽表及其校準證書、使用記錄；

4.期間核查計劃日程、程序及記錄( 適合時) 。

 

5.7 抽樣標準

1.抽樣標準( 規(guī)范) 目錄及其有效版本

2.特殊、典型抽樣的規(guī)定和記錄；

3.客戶認可的抽樣程序, 要求偏離、增刪時的記錄, 及其由此對相關(guān)人員的通知書( 適合時) 。

 

5.8 檢測和校準物品的處置

1.檢測物品( 樣品 ) 接收、入庫、領(lǐng)用、檢畢退庫、銷毀或歸還客戶；

2.對物品( 樣品 ) 存在疑問與客戶對話、妥善處理的記錄；

3.制樣規(guī)程( 適合時) 。

4.樣品環(huán)境條件監(jiān)控: 樣品室、柜的環(huán)境條件監(jiān)控記錄

5.樣品保存環(huán)境條件的監(jiān)控記錄( 適合時) 。

 

5.9 檢測和校準結(jié)果質(zhì)量的保證

1.比對/能力驗證計劃, 實施結(jié)果與評價記錄,重檢記錄；

2.相同/不同方法重檢、保留樣再檢的計劃, 實施結(jié)果與評價記錄；

3.質(zhì)控圖目錄及所繪制的檢測參數(shù)質(zhì)控圖；

4.分析、評價記錄；

5.采取的糾正活動記錄( 適合時) 。

 

5.10 結(jié)果報告

1. 檢測報告修改、補充、更正以及更正重發(fā)的檢測報告副本及其聲明；

2. 收回的原發(fā)出的檢測報告( 適合時) 。

3. 檢測報告: 按照檢驗類別( 監(jiān)督抽檢、驗貨檢驗、送樣委托檢驗、仲裁檢驗、質(zhì)量鑒定等) 、任務(wù)來源, 按年度分開列卷。 歸檔時宜以每個( 類、批) 檢測樣品為單元, 即依照

檢驗順序, 將任務(wù)或委托檢驗合同、收樣單或抽樣單 、樣品入庫檢查編碼單、檢驗任務(wù)流轉(zhuǎn)單( 或檢品卡或指令單) 、檢驗原始記錄( 含作廢、改變檢驗結(jié)果的) 、檢測報告副本合并裝訂, 適合時還應(yīng)包含制樣記錄單。