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實(shí)驗(yàn)室的人員和設(shè)備是影響檢測結(jié)果重要的因素，人員檔案和設(shè)備檔案如何整理，如何幫助實(shí)驗(yàn)室進(jìn)行溯源管理，以下給出具體方案。
技術(shù)人員檔案
技術(shù)人員檔案需要溯源至該人員的教育背景、工作背景、繼續(xù)教育背景，那技術(shù)人員檔案則需要溯源至這些內(nèi)容，包含以下內(nèi)容： a）人員學(xué)歷證明復(fù)印件； b）人員簡歷，需要描述該人員的從業(yè)工作經(jīng)歷； c）人員行業(yè)資質(zhì)，特殊行業(yè)例如無損探傷行業(yè)就必須要求人員持證； d）任命和授權(quán)文件，實(shí)驗(yàn)室按照體系的要求需要對關(guān)鍵人員（檢測人員、對結(jié)果進(jìn)行意見和解釋的人員、對結(jié)果進(jìn)行復(fù)核的人員、進(jìn)行方法驗(yàn)證和確認(rèn)的人員、授權(quán)簽字人）需要進(jìn)行授權(quán)其從事相應(yīng)的工作； e）人員的培訓(xùn)經(jīng)歷證明，例如相應(yīng)的培訓(xùn)證書，有時候也可將人員培訓(xùn)履歷進(jìn)行整理統(tǒng)計； f）崗位發(fā)生變更的文件； g）人員后期監(jiān)督的評價記錄，這個可以作為該員工的人員年度能力評價的一個依據(jù)； h）人員年度評價記錄； i）人員獎懲記錄（如果有）。
設(shè)備檔案
實(shí)驗(yàn)室的設(shè)備需要溯源至該設(shè)備的驗(yàn)收狀況、使用狀況、溯源結(jié)果、故障情況、核查狀況，則設(shè)備的檔案可以包含以下內(nèi)容：
a）設(shè)備的申請購置記錄；
b）設(shè)備的購買合同及發(fā)票的復(fù)印件；
c）設(shè)備租賃合同（若設(shè)備為租賃的時候需要，租賃期至少為2年）；
d）設(shè)備驗(yàn)收記錄；
e）設(shè)備首次校準(zhǔn)/檢定證書和確認(rèn)記錄；
f）設(shè)備使用記錄，可以定期歸檔保存；
g）設(shè)備后期的檢定/校準(zhǔn)證書和確認(rèn)記錄；
h）設(shè)備期間核查記錄；
i）設(shè)備維護(hù)記錄；
j）設(shè)備維修相關(guān)記錄，包括維修申請、維修記錄、維修之后的驗(yàn)收、設(shè)備試運(yùn)行記錄；
k）設(shè)備報廢的記錄，包括報廢審批文件和報廢記錄。
人員和設(shè)備檔案的保存期限
實(shí)驗(yàn)室人員和設(shè)備的保存期限應(yīng)至少保存6年（一個認(rèn)可周期為6年），若人員離職或設(shè)備報廢之后，應(yīng)從人員離職和設(shè)備報廢之日起再保存6年。在職人員及在用設(shè)備，所有記錄應(yīng)保存，即使是超過6年的記錄。
技術(shù)人員檔案
設(shè)備檔案
實(shí)驗(yàn)室的設(shè)備需要溯源至該設(shè)備的驗(yàn)收狀況、使用狀況、溯源結(jié)果、故障情況、核查狀況，則設(shè)備的檔案可以包含以下內(nèi)容：
a）設(shè)備的申請購置記錄；
b）設(shè)備的購買合同及發(fā)票的復(fù)印件；
c）設(shè)備租賃合同（若設(shè)備為租賃的時候需要，租賃期至少為2年）；
d）設(shè)備驗(yàn)收記錄；
e）設(shè)備首次校準(zhǔn)/檢定證書和確認(rèn)記錄；
f）設(shè)備使用記錄，可以定期歸檔保存；
g）設(shè)備后期的檢定/校準(zhǔn)證書和確認(rèn)記錄；
h）設(shè)備期間核查記錄；
i）設(shè)備維護(hù)記錄；
j）設(shè)備維修相關(guān)記錄，包括維修申請、維修記錄、維修之后的驗(yàn)收、設(shè)備試運(yùn)行記錄；
k）設(shè)備報廢的記錄，包括報廢審批文件和報廢記錄。
人員和設(shè)備檔案的保存期限
實(shí)驗(yàn)室人員和設(shè)備的保存期限應(yīng)至少保存6年（一個認(rèn)可周期為6年），若人員離職或設(shè)備報廢之后，應(yīng)從人員離職和設(shè)備報廢之日起再保存6年。在職人員及在用設(shè)備，所有記錄應(yīng)保存，即使是超過6年的記錄。
