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檢測樣品的接收、流轉(zhuǎn)、貯存、處置以及檢測樣品的識別等各個環(huán)節(jié)對實(shí)施有效的質(zhì)量控制至關(guān)重要。管理檢測樣品可以確保檢測樣品的代表性、有效性和完整性，從而保證檢測結(jié)果的準(zhǔn)確度。
一、管理檢測樣品需做到這8個方面
1. 樣品的采集：
樣品應(yīng)具有代表性。以樣品的結(jié)果說明總體的情況，對總體作出結(jié)論。采樣遵循如下原則：
1.1 代表性：
采樣時應(yīng)特別注意克服和消除各種因素的影響，使樣品最大限度地接近總體情況，保證樣品對總體有充分的代表性 。
1.2 可獲性：
某些情況下，樣品可能不具備代表性，而是由其可獲性所決定。
1.3 公證性：
采樣必須保證公正，由具有資格的人員（接受過采樣培訓(xùn)且考核合格的人員）進(jìn)行。必要時在現(xiàn)場與受檢單位陪同人員一起簽封，并做好現(xiàn)場采樣記錄。填寫樣品采集記錄表，雙方簽字確認(rèn)。
2.樣品的接收
2.1 填寫委托書
無論抽檢還是送檢樣品首先應(yīng)由委托方填寫“樣品檢驗(yàn)委托書，一般委托書一式二份，一份留檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)存檔，一份交委托方作為領(lǐng)取報告憑證”。
2.2 審核委托書
接收人員應(yīng)審核樣品檢驗(yàn)委托書填寫是否規(guī)范，是否有空項(xiàng)，手續(xù)是否齊備，資料是否完整，標(biāo)準(zhǔn)引用是否正確、適宜。
2.3 核查樣品
樣品應(yīng)與“樣品檢驗(yàn)委托書”填寫內(nèi)容一致。樣品包裝應(yīng)完好，如不完好應(yīng)有文字記錄。送檢樣品數(shù)量應(yīng)符合檢驗(yàn)、復(fù)驗(yàn)、仲裁的要求，如送檢樣品僅為檢驗(yàn)樣品應(yīng)有文字說明。
2.4 正式受理
樣品接收人員在“樣品檢驗(yàn)委托書”上簽字并承諾出具報告日期。
3.樣品的編號
為保證檢驗(yàn)樣品溯源 ，原則上一份樣品給予一個唯一性編號（CNAS的要求是避免混淆，并不是要唯一性編號，當(dāng)然唯一性編號肯定也滿足要求）。
對于同一事件的若干樣品可視為一份樣品給予一個編號。樣品編號可由年份、樣品類別代碼和樣品序號組成（或者其他的適合實(shí)驗(yàn)室的編號）。為保證樣品編號的唯一性，一般由樣品接收部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一編制，或者有LIMS的實(shí)驗(yàn)室可以由系統(tǒng)生成。
4.樣品的識別
樣品的識別包括唯一性編號(樣品受理編號)和樣品不同試驗(yàn)狀態(tài)(未檢、在檢 、檢畢 、留樣)標(biāo)識 。對檢畢樣品應(yīng)有“檢畢”、“合格”、“不合格”標(biāo)識。對于多個包裝的同一樣品應(yīng)在樣品受理編號后面加橫杠和數(shù)字加以細(xì)分識別，以確保每個包裝的唯一性。樣品管理員負(fù)責(zé)將樣品的識別標(biāo)簽逐一貼在樣品上。
5.樣品的流轉(zhuǎn)
樣品受理后，由承辦人根據(jù)客戶“樣品檢驗(yàn)委托書中的要求，向檢測部門（人員）下達(dá)“樣品檢驗(yàn)交接單”，并通知檢測室樣品管理員取待檢樣品。檢測室樣品管理員在交接時應(yīng)核查樣品狀況并在“樣品檢驗(yàn)交接單”上簽收認(rèn)可。樣品傳遞到檢測室后由檢測室樣品管理員統(tǒng)一登記。未檢、在檢、檢畢樣品應(yīng)分別存放。檢測員領(lǐng)取樣品作試驗(yàn)時，樣品識別號不得改變。樣品在流轉(zhuǎn)和檢測過程中應(yīng)加以防護(hù)，避免受到非檢測性損壞或丟失。
6.分包樣品的管理
對外提供給分包實(shí)驗(yàn)室的樣品，在交付前應(yīng)檢查樣品完好性，交付分包實(shí)驗(yàn)室的樣品應(yīng)有對方接收憑證。分包管理部門應(yīng)做好分包樣品的登記工作。分包方應(yīng)有保護(hù)樣品完整性的措施，做好樣品的標(biāo)記和保管。
7.樣品的貯存、保管
樣品貯存、保管應(yīng)設(shè)有專門的樣品窒并配備合適的設(shè)施；
樣品室由樣品管理員專人負(fù)責(zé)，限制出入；
樣品貯存環(huán)境應(yīng)安全，無腐蝕，清潔干燥且通風(fēng)良好，有溫濕度監(jiān)控；
對要求在特殊環(huán)境條件下貯存的樣品，應(yīng)嚴(yán)格控制環(huán)境條件，環(huán)境條件應(yīng)定期加以記錄；
留樣應(yīng)按照規(guī)定數(shù)量、品種執(zhí)行，以備復(fù)檢、仲裁用；
腐蝕性、易燃、易爆和有毒的危險樣品應(yīng)隔離存放，做出明顯標(biāo)記；
樣品管理員要對留樣樣品認(rèn)真進(jìn)行驗(yàn)收登記，不同性質(zhì)的樣品分類保存。
8.樣品的處理
報告發(fā)出后留樣樣品留樣期不得少于報告投訴反饋時間，對超標(biāo)樣品和特殊樣品如有必要可重點(diǎn)延長留樣期，檢畢樣品處理分以下幾種處理方式：
8.1 客戶要求領(lǐng)回的樣品，在留樣期滿后，客戶可領(lǐng)回�？蛻纛I(lǐng)回樣品時，領(lǐng)樣員需憑“樣品檢驗(yàn)委托書”到樣品室，由樣品管理員辦理退樣手續(xù)。
8.2 客戶需提前(留樣期內(nèi))領(lǐng)回樣品時，應(yīng)在樣品檢驗(yàn)委托書上簽注“對本檢測報告無異議”之后，方可由樣品管理員辦理退樣手續(xù)；
8.3 對留樣期已過的客戶委托處理樣品，應(yīng)按客戶填寫的要求處理；
8.4 必須監(jiān)護(hù)處理的樣品，樣品管理員必須按規(guī)定辦法監(jiān)護(hù)處理，防止污染環(huán)境及造成危害，監(jiān)護(hù)處理應(yīng)有記錄。
二、樣品管理過程中不可忽視的幾個小細(xì)節(jié)
1.檢測樣品流轉(zhuǎn)：
1.1 樣品管理員對接收的所有委托送檢樣品應(yīng)做好記錄，按照檢測要求將送檢樣品交給相關(guān)檢測室，辦理好交接手續(xù)；
1.2 檢測人員對送檢樣品進(jìn)行核對交接，按照要求進(jìn)行制樣；
1.3 檢測人員在檢測樣品試畢后，應(yīng)將試畢檢測樣品放在試樣已檢區(qū)；
2.檢測樣品的貯存：
“試畢”試樣及客戶有特殊要求的剩余送檢檢測樣品最后交樣品管理員“留存”保管。
3.檢測樣品的處置：
3.1 試畢檢測樣品的試樣，留樣期不少于國家有關(guān)法律、法規(guī)所規(guī)定的期限。
3.2 對無特殊要求的剩余送檢樣品留樣期不超過報告申訴期。
3.3 公司內(nèi)部常規(guī)例行委托檢測的檢測樣品無特殊要求時留樣期為1星期。
4.檢測樣品的保密與安全：
4.1 嚴(yán)格按照與客戶簽訂協(xié)議或有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檢測樣品的檢測、儲存與處置 ，嚴(yán)格執(zhí)行保密管理規(guī)定，對客戶的檢測樣品、技術(shù)資料及有關(guān)信息負(fù)有保密責(zé)任。
4.2 對有特殊要求的檢測樣品，應(yīng)做出相應(yīng)安排，包括檢測樣品接收、流轉(zhuǎn)、貯存、處置及技術(shù)資料的管理，采取安全防護(hù)措施，保證檢測樣品的完好及機(jī)密性。
三.檢驗(yàn)機(jī)構(gòu)樣品室要怎樣管理才規(guī)范
1.樣品管理員的職責(zé)：
1.1 樣品管理員必須保證樣品室的清潔、整齊、美觀，確保在最有效的時間內(nèi)查找所需樣品。
1.2 未經(jīng)允許，無關(guān)人員不得隨意進(jìn)出樣品室，樣品管理員有權(quán)拒絕無關(guān)人員進(jìn)出樣品室。
1.3 樣品管理員有權(quán)監(jiān)督進(jìn)出樣品室人員的活動。
1.4 未經(jīng)樣品管理員的同意，其他人不得將樣品帶入或帶出樣品室。
1.5 樣品管理員必須對樣品室發(fā)生的一切異常狀況負(fù)責(zé)，發(fā)現(xiàn)異常必須及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報。
2.一般規(guī)定：
2.1 每天清理樣品室，保證樣品室的清潔、整齊、有序。
2.2 新到樣品時，必須檢驗(yàn)樣品的完好性，及時入庫并貼標(biāo)、拍照、排放（或收藏）、入帳。
2.3 保證每款樣品標(biāo)簽完整，標(biāo)明貨號及顏色（標(biāo)簽貼于鞋底）。將樣品用數(shù)碼像機(jī)拍照，存入電腦（圖片以樣品的貨號命名），以廠家、日期為分類標(biāo)準(zhǔn)。
2.4 出、入庫一定要有單據(jù)，雙方簽字后樣品方可出、入庫，樣品去向要落實(shí)到人。
3.出庫管理：
3.1 樣品裝箱出庫前，樣品管理員應(yīng)確保樣品的完好性，決不能有不良樣品流出至客戶手中。杜絕樣品上帶有原廠家商標(biāo)、電話、地址、金額等資料，否則視情節(jié)輕重扣發(fā)崗位津貼。
3.2 樣品管理員接到樣品出庫通知時，填寫出庫單，領(lǐng)樣人、樣品管理員簽字后方可出庫。
3.3 任何樣品出庫或外借，不得損壞，如有毀損，樣品管理員有權(quán)申請要求賠償。
4.入庫管理：
4.1 新到樣品時，按到貨單認(rèn)真驗(yàn)貨，必須檢驗(yàn)樣品的完好性。及時入庫并貼標(biāo)、拍照、入帳、排放或收藏。
4.2 入箱存放的樣品，要做好保護(hù)，填紙、裝袋后裝箱，箱上標(biāo)明數(shù)量，品名及廠家后有序排放入庫（以廠家名為裝箱標(biāo)準(zhǔn)）。
4.3 定期整理樣品室，挑出長期不用、已破損或一款相同數(shù)只的樣品報批作廢。
4.4 可配成對的鞋子單獨(dú)裝箱，跨年度的成對鞋報批處理。
4.5 樣品架上的樣品要按廠家、類型、材質(zhì)的順序擺放，用吊牌標(biāo)清，定期整理樣品架，長期不用、重復(fù)的樣品裝箱備查。
4.6 定期盤點(diǎn)（每月27日），盈虧要究責(zé)（按財(cái)務(wù)實(shí)際核算金額按比例賠付）。
5.罰責(zé)：
5.1 樣品室的門、燈、空調(diào)等未關(guān)，發(fā)現(xiàn)一次扣罰責(zé)任人5元。
5.2 未經(jīng)允許，樣品管理員私自外借樣品或樣品資料，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)將視情節(jié)嚴(yán)重扣罰當(dāng)月崗位津貼。
5.3 因樣品管理員工作失誤，導(dǎo)致不良樣品流入客戶手中，全數(shù)扣除當(dāng)月崗位津貼。
5.4 廠家、工廠的貨號、價格、電話號碼、商標(biāo)或標(biāo)簽等信息出現(xiàn)在樣品上，致使客人獲得以上資料，將視為樣品管理員的工作失職，相應(yīng)扣罰當(dāng)月崗位津貼。
5.5 樣品丟失或樣品管理員不明樣品的去向，樣品管理員需原價賠償。
四.小結(jié)
樣品管理是實(shí)驗(yàn)室管理過程中的重要內(nèi)容，是保證檢測數(shù)據(jù)真實(shí)可靠和溯源的重要依據(jù)，需要嚴(yán)格管理。樣品管理工作瑣碎，注重細(xì)節(jié)，需要耐心對待，在長期工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，才能更有效的提高樣品管理的效率和水平。
