多數(shù)人會(huì)缺省使用Microsoft Outlook或者Outlook Express來處理e-mail，我們也不例外。這里列出的一些小技巧可以讓這兩個(gè)e-mail軟件變得更友好。?
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??從郵件中把e-mail地址加入通訊簿
??使用Outlook時(shí)：在郵件打開時(shí)或者在預(yù)覽欄的頂端，在你想要加入的名字上按鼠標(biāo)右鍵，然后選擇“Add to Contacts”（加入通訊簿）命令。
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??使用Outlook Express時(shí)：選中郵件，然后在“工具”菜單中選擇“將發(fā)件人添加到通訊簿”。或者打開該郵件，在“工具”菜單中選擇“添加到通訊簿”，然后選“發(fā)件人”、“收件人名單上的所有人”或者“新的Outlook Express用戶”。在何處找到你的e-mail文件以及如何進(jìn)行備份
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??對Outlook新用戶來說最棘手的問題就是如何找到他們的數(shù)據(jù)存放之處。如果你不是在Exchange下使用Outlook的話，你的所有數(shù)據(jù)會(huì)被保存在一個(gè)以PST為后綴的文件中（脫機(jī)情況下的Exchange數(shù)據(jù)也會(huì)被保存在一個(gè)PST文件中），通常情況下文件名為Outlook.pst。你只需要拷貝PST文件，就可以備份包括你的e-mail在內(nèi)的所有的東西。你可以使用Windows的搜索功能來查找*.pst，從而找到該P(yáng)ST文件。
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??選擇性備份
??另外，你還可以通過Outlook的導(dǎo)出功能來有選擇性地進(jìn)行備份（比如備份指定的e-mail文件夾）。選“文件”菜單中“導(dǎo)入和導(dǎo)出”，然后選“導(dǎo)出到一個(gè)文件”。在下一步的“創(chuàng)建文件的類型”列表中，選擇“個(gè)人文件夾文件（.pst）”；然后，選擇你想要備份的e-mail文件夾。另外，你還可以用“篩選”按鈕來對備份的數(shù)據(jù)做某些限制，接下去就可以開始備份了。
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??把你的e-Mail從老PC轉(zhuǎn)移到新PC上
??擁有一臺(tái)新PC固然會(huì)讓你欣喜萬分，但如何把你的e-mail、通訊簿和所有的Outlook數(shù)據(jù)都轉(zhuǎn)移到新PC上就有些棘手了。如上所述，如果你單純使用Outlook的話，你的數(shù)據(jù)會(huì)保存在一個(gè)PST文件中。如果你的新電腦中還沒有任何Outlook數(shù)據(jù)，那么把整個(gè)PST文件轉(zhuǎn)移過去就行了。
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??如果新PC上已經(jīng)有一個(gè)PST文件，那就把它改名，這樣Outlook就無法找到它了。接下來，把老電腦上的PST文件拷貝到新機(jī)器上。當(dāng)你下一次啟動(dòng)Outlook時(shí)，它將會(huì)打開你拷貝過去的PST文件。
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??轉(zhuǎn)移Outlook數(shù)據(jù)
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??有些情況下，你可能不想讓PST文件被保存在缺省的位置。比如，你可能想把它保存在獨(dú)立的數(shù)據(jù)分區(qū)D:盤而不是C:盤。如果你想這樣做，那就把PST文件轉(zhuǎn)移到你所期望的位置就行了。當(dāng)你下一次啟動(dòng)Outlook，你會(huì)看到Outlook彈出一條信息告訴你它無法找到PST文件。選擇“確定”后它會(huì)出現(xiàn)一個(gè)“創(chuàng)建／打開”對話框，這時(shí)你就可以瀏覽并選中你剛才轉(zhuǎn)移過的PST文件了。再下一次Outlook啟動(dòng)時(shí)就會(huì)自動(dòng)找到你選中的PST文件了。
?為重復(fù)性e-Mail保存回復(fù)樣板
??當(dāng)碰到重復(fù)性郵件時(shí)，我們往往需要用到同樣的回復(fù)。Outlook可以通過使用Microsoft Word的“AutoText”（自動(dòng)圖文集）功能來簡化你的重復(fù)性工作。首先要確保你的Outlook把Word當(dāng)作郵件編輯器。在“工具”菜單中選“選項(xiàng)”->“郵件格式”，然后確認(rèn)選中“使用Microsoft Word編輯電子郵件”。這樣你無論何時(shí)進(jìn)行郵件編輯都可以創(chuàng)建或插入“自動(dòng)圖文集”。
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??如果要?jiǎng)?chuàng)建一個(gè)“自動(dòng)圖文集”條目，就在郵件中打入一段文字并選中它們。在“插入”菜單中選擇“自動(dòng)圖文集”－>“新建”，然后輸入該條目的縮寫，按“確定”。當(dāng)你關(guān)閉Outlook或者Word時(shí)，你會(huì)獲得一條提示信息，告訴你Word的全局模板已經(jīng)被改變，詢問你是否保存它們。你需要選擇“是”。
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??當(dāng)你需要插入你所創(chuàng)建的自動(dòng)圖文集項(xiàng)目時(shí)，可以打它的縮寫或者按F3鍵，也可以從“插入”菜單中選擇“自動(dòng)圖文集”。接下去你要在縮寫列表中找到并選中它，并選擇“插入”。
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??在給定的日期和時(shí)間發(fā)送e-Mail
??如果你并不想馬上發(fā)出你寫好的郵件，可以把它保存到Outlook的“發(fā)件箱”中直到指定的日期和時(shí)間再發(fā)送它。從郵件窗口中，點(diǎn)擊“選項(xiàng)”按鈕打開“郵件選項(xiàng)”對話框。選中“傳遞選項(xiàng)”中的“傳遞不早于”項(xiàng)，然后加入你指定的日期和時(shí)間。Outlook將不會(huì)馬上發(fā)送該郵件，直到指定時(shí)間后你第一次按“發(fā)送／接收”時(shí)才會(huì)發(fā)出它。
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??密件抄送（BCC）
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??使用Outlook Express和Outlook都可以進(jìn)行密件抄送，該功能可以讓收件人的名字不被其他收件人看到。使用密件抄送的方法是：?
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??在Outlook中：點(diǎn)擊“收件人”或者“抄送”按鈕打開“選擇姓名”對話框，你就可以看見“密件抄送”按鈕了。此外，你還可以從“視圖”菜單中直接讓“密件抄送”按鈕顯示出來。
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??在Outlook Express中：當(dāng)你書寫新郵件時(shí)，從“查看”菜單中選擇“所有文件標(biāo)頭”就能看到“密件抄送”按鈕了。
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??打開已經(jīng)填好收件人e-Mail地址的新郵件窗口
??如果你經(jīng)常需要給某人發(fā)送電子郵件的話，可以考慮在桌面上創(chuàng)建一個(gè)快捷方式。在桌面的空白區(qū)域按鼠標(biāo)右鍵，選擇“新建”->“快捷方式”。在“創(chuàng)建快捷方式”對話框中，輸入mailto:[name]@[domain].com，然后選“下一步”，為該快捷方式取一個(gè)適當(dāng)?shù)拿Q（如“給某某人寫信”），然后選“確定”。當(dāng)你點(diǎn)擊該快捷方式時(shí)，Windows就會(huì)在你的缺省mail程序中打開一個(gè)已經(jīng)填好收件人e-Mail地址新郵件窗口。
??查看哪些郵件需要閱讀回執(zhí)
??你可以在Outlook的收件箱中增加一個(gè)顯示是否需要收件人閱讀回執(zhí)的欄。在收件箱的標(biāo)題欄的任意位置按鼠標(biāo)右鍵，選擇“字段選擇器”。在對話框頂部的下拉列表中選擇“所有郵件字段”。然后在下面找到“閱讀回執(zhí)”字段并把它拖拉到收件箱的標(biāo)題欄中你所需要的位置上。這時(shí)，那些需要閱讀回執(zhí)的郵件就會(huì)在該欄顯示“是”。
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??控制Outlook對需要閱讀回執(zhí)的郵件進(jìn)行響應(yīng)
??同樣，你可以控制Outlook如何處理那些需要閱讀回執(zhí)的Internet郵件。在“工具”菜單中選擇“選項(xiàng)”，然后按“電子郵件選項(xiàng)”按鈕，再按“跟蹤選項(xiàng)”按鈕。在對話框的底部你可以選擇三種響應(yīng)要求“已讀”回執(zhí)郵件的方式之一：“總是發(fā)送響應(yīng)”、“從不發(fā)送響應(yīng)”和“詢問后發(fā)送響應(yīng)”。在Outlook Express中，操作的順序是：“工具”->“選項(xiàng)”->“回執(zhí)”。
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??收回或替換已發(fā)出但尚未被閱讀的郵件
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??如果你長期使用e-mail，肯定會(huì)在某些時(shí)候發(fā)出了你原本不想發(fā)出的郵件。在有些情況下，使用Outlook可以收回這些郵件。這一功能有幾條重要的限制條件：首先必須是在使用Exchange服務(wù)器的環(huán)境下，收件人必須使用Outlook并登錄到服務(wù)器上，而且你發(fā)出的郵件已到達(dá)收件人的收件箱但還沒有被閱讀。盡管有這么多限制，但它的確有效，值得一試。?
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??為了刪除或修改已發(fā)送的郵件，你需要到“已發(fā)送的郵件”文件夾中打開該郵件。在郵件窗口中，選擇“動(dòng)作”－>“撤回該郵件”。接下去，根據(jù)你自己的需要選擇“刪除該郵件的未讀副本”或者“刪除未讀副本并用新郵件替換”。如果你選擇用新郵件替換，選“確定”，并書寫新郵件。為了了解刪除或替換操作是否順利完成，你還應(yīng)把“告訴我對每個(gè)收件人的撤回操作是成功還是失敗”勾選上。
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??彩色郵件
??你可以讓Outlook把來自特定聯(lián)系人（如老板、配偶、重要客戶）的郵件用特殊顏色顯示，以和其他郵件區(qū)別開來。要為某個(gè)特定的聯(lián)系人指定顏色，你應(yīng)打開收件箱，選中一個(gè)由他發(fā)來的郵件，然后從“工具”菜單中選擇“組織”打開“組織收件箱”窗口。選擇“使用顏色”，然后對該聯(lián)系人作為“收件人”或“發(fā)件人”時(shí)分別選擇你想要的顏色。你也可以臨時(shí)性地使用這種方法來幫助你從收件箱中的大量郵件中挑出特定的郵件。如果要關(guān)閉顏色代碼，就在顏色字段上滾并選擇“自動(dòng)色”。
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??創(chuàng)建收件人列表
??你可以創(chuàng)建一個(gè)事先就填好若干收件人地址的新郵件。打開你的通信簿，選中所有收件人的名字，對于不連續(xù)的人名，按住Ctrl鍵進(jìn)行選擇。選中所有你想要的收件人之后，從“動(dòng)作”菜單中選擇“致聯(lián)系人的新郵件”，這時(shí)Outlook就會(huì)打開一個(gè)填好一批收件人地址的新郵件了