.4.1 插入合并域
通過(guò)將合并域插入到郵件合并主文檔的適當(dāng)位置，可以決定合并 文檔時(shí)，使用哪些數(shù)據(jù)源信息以及它們?cè)诤喜⑽臋n中的位置。插入 合并域的步驟如下：
（1）如果主文檔沒(méi)有打開(kāi)，先打開(kāi)主文檔。打開(kāi)主文檔窗口時(shí)， 會(huì)顯示【郵件合并】工具欄，上面有郵件合并所需要的各種按鈕。
（2）將插入點(diǎn)移到待插入合并域的位置。
（3）單擊【郵件合并】工具欄中的【插入合并域】按鈕，將彈 出一個(gè)下拉菜單，上面有數(shù)據(jù)源的的所用域名，如圖7-22 所示。word 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170381298.gif">
（4）從彈出的合并域列表框中選擇要插入的域名。
（5）重復(fù)步驟（2）和（3），將所需要的域名插入主文檔中相 應(yīng)的位置，如圖7-23 所示，并對(duì)其進(jìn)行必要的格式化。word 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170381564.gif">
合并域是使用一對(duì)書(shū)名號(hào)括起來(lái)的域名，域名對(duì)應(yīng)于數(shù)據(jù)源中的 域名，書(shū)名號(hào)是合并域的特征符號(hào)，它不是從鍵盤(pán)上直接鍵入的。 如果用戶(hù)直接鍵入或使用【插入】菜單中的【符號(hào)】命令插入符號(hào) “《》”，Word 將不承認(rèn)它是合并域的特征符號(hào)，只把它當(dāng)作普通 文字對(duì)待。
如果要查看合并結(jié)果，單擊【郵件合并】工具欄上的【查看合并 數(shù)據(jù)】按鈕。Word 將合并域顯示為第一條數(shù)據(jù)記錄中的信息。如果 要查看數(shù)據(jù)源其他記錄的合并結(jié)果，可以使用【郵件合并】工具欄上的【首記錄】、【上一記錄】、【下一記錄】、【末記錄】箭頭 按鈕。也可以在【跳至記錄】框中輸入記錄號(hào)，可以查看其他數(shù)據(jù) 記錄的信息。查看完后，再次單擊【查看合并數(shù)據(jù)】按鈕恢復(fù)顯示 合并域。
7.4.2 插入Word 域
通過(guò)在主文檔中插入幾種Word 域，可以在最終的合并文檔中包 含更多的信息，并且可以控制數(shù)據(jù)的合并方式。能插入主文檔的Word 域有表7-1 所示的以下幾種：word 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170382457.gif">
word 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170383288.gif">
插入這些域的步驟如下：
（1）將插入點(diǎn)移到待插入合并域的位置。
（2）單擊【郵件合并】工具欄中的【插入Word 域】按鈕，將彈 出一個(gè)下拉菜單，上面有一些Word 域名，如圖7-24 所示。word 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170383432.gif">
（3）從彈出的Word 域列表框中選擇要插入的域名�？梢源蜷_(kāi)與 之對(duì)應(yīng)的對(duì)話窗口或直接插入域代碼到主文檔。
（4）重復(fù)步驟（2）和（3），將所需要的域名插入主文檔中相 應(yīng)的位置。
下面具體介紹幾個(gè)Word 域的用法。
1．Ask 域
插入Ask 域，可以在合并主文檔和數(shù)據(jù)源時(shí)，提示輸入某個(gè)書(shū)簽 的文本。在主文檔中插入Ask 域時(shí)，將出現(xiàn)【插入域：Ask】對(duì)話框， 如圖7-25 所示�？梢栽凇緯�(shū)簽】框中輸入書(shū)簽名，在【提示】框中輸入書(shū)簽的提示文字，在【默認(rèn)書(shū)簽文字】框中輸入書(shū)簽的默認(rèn)值。word 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170385472.gif">
插入Ask 域后，Word 合并每一個(gè)數(shù)據(jù)記錄和主文檔時(shí)，顯示一 個(gè)對(duì)話框。要求用戶(hù)在插入Ask 域位置輸入新的標(biāo)簽文字，如圖7-26 所示。word 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170386103.gif">
2．Fill-in 域
插入Fill-in 域，可以在合并主文檔和數(shù)據(jù)源時(shí)，提示輸入要插 入Fill-in 域位置的文本。在主文檔中插入Fill-in 域時(shí)，將出現(xiàn) 【插入Word 域：Fill-in】對(duì)話框，如圖7-27 所示�？梢栽凇咎崾尽靠蛑休斎胩崾疚淖�，在【默認(rèn)填充文字】框中輸入默認(rèn)的插入值。word 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170386483.gif">
插入Fill-in 域后，Word 合并每一個(gè)數(shù)據(jù)記錄和主文檔時(shí)，將 顯示一個(gè)對(duì)話框。要求用戶(hù)在插入Fill-in 域位置輸入需要的文字， 如圖7-28 所示。word 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170387930.gif">
3．If...Then...Else...域
插入If...Then...Else...域，可以在合并主文檔和數(shù)據(jù)源時(shí)， 根據(jù)條件判斷的結(jié)果插入相應(yīng)的文本。例如，當(dāng)數(shù)據(jù)域名“數(shù)學(xué)” 的值大于等于60 時(shí)，在主文檔中插入“及格”，否則插入“不及格”。在主文檔中插入If...Then...Else...域時(shí)，將出現(xiàn)【插入域：If】 對(duì)話框，如圖7-29 所示�？梢栽凇居蛎肯吕斜砜蛑羞x定【數(shù)學(xué)】， 在【比較關(guān)系】下拉列表框中選定【大于等于】，在【比較對(duì)象】 文本框中輸入“60”。在【則插入此文字】文本框中輸入“及格”， 在【否則插入此文字】文本框中輸入“不及格”。word 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170387821.gif">
這樣插入If...Then...Else...域后，Word 合并每一個(gè)數(shù)據(jù)記錄 和主文檔時(shí)，將判斷該記錄的【數(shù)學(xué)】域名的值，如果大于等于60， 插入“及格”，否則插入“不及格”
4．合并記錄域
插入合并記錄域，可以在合并主文檔和數(shù)據(jù)源時(shí)，會(huì)在插入合并 記錄域的位置插入當(dāng)前合并記錄的記錄號(hào)。
5．合并序列域
插入合并序列域，可以在合并主文檔和數(shù)據(jù)源時(shí)，會(huì)在插入合并 記錄域的位置插入當(dāng)前合并記錄的順序號(hào)。
給順序號(hào)成功合并的數(shù)據(jù)記錄數(shù)。Word 在每次合并文檔時(shí)，均 從1 開(kāi)始給合并的記錄記數(shù)。該數(shù)值可能與合并記錄域插入的值不 同。例如，假定只合并編號(hào)范圍在5 到15 之間的記錄。盡管 MERGEREC 對(duì)應(yīng)合并的第一個(gè)數(shù)據(jù)記錄的數(shù)值為 5，但是合并記錄域?qū)?yīng)該數(shù) 據(jù)記錄的值仍為 1。
6．下一記錄域
插入下一記錄域，可以將下一個(gè)數(shù)據(jù)記錄合并到當(dāng)前的結(jié)果合并 文檔中，而不是重新開(kāi)始一個(gè)新的合并文檔。插入下一記錄域后， 合并文檔的記錄號(hào)將變?yōu)橄乱粋�(gè)，以后再碰到插入的數(shù)據(jù)域，將使 用下一記錄的值。例如，在還未插入數(shù)據(jù)域的時(shí)候插入一個(gè)下一記 錄域，則開(kāi)始合并時(shí)，使用的記錄號(hào)為1，但Word 看到下一記錄域， 就跳過(guò)第一個(gè)記錄，開(kāi)始使用第2 個(gè)記錄進(jìn)行合并。合并完一個(gè)記 錄，記錄號(hào)變?yōu)?，又碰到下一記錄域，記錄又變?yōu)?，對(duì)第4 個(gè)記 錄進(jìn)行合并。這樣就只合并記錄號(hào)為雙數(shù)的記錄。
7．下一記錄條件域
插入下一記錄條件域，可以條件判斷的結(jié)果，決定是否合并該記 錄。在主文檔中插入下一記錄條件域時(shí)，將出現(xiàn)【插入域，Next Record If（如果…下一記錄）】對(duì)話框，在【域名】下拉列表框中選定域 名，在【比較關(guān)系】下拉列表框中選定需要的關(guān)系運(yùn)算符，在【比 較對(duì)象】文本框中輸入比較條件。
插入下一記錄條件域，只有滿(mǎn)足所設(shè)置的條件的記錄，才會(huì)進(jìn)行 合并。
8．插入書(shū)簽域
插入設(shè)置書(shū)簽域，可以在主文檔中插入一個(gè)書(shū)簽。可以利用書(shū)簽 進(jìn)行定位。下一記錄條件域時(shí)，將出現(xiàn)【插入域：Set】對(duì)話框，如 圖7-30 所示。在【書(shū)簽】框中輸入書(shū)簽的名稱(chēng)，在【值】框中輸入 書(shū)簽的內(nèi)容。
9．跳過(guò)記錄條件域
插入下一記錄條件域，可以條件判斷結(jié)果，決定是否跳過(guò)該記錄。 在主文檔中插入下一記錄條件域時(shí)，將出現(xiàn)【插入Word 域：Skip Record If（如果…跳過(guò)記錄）】對(duì)話框，如圖7-31 所示。在【域 名】下拉列表框中選定域名，在【比較關(guān)系】下拉列表框中選定需 要的關(guān)系運(yùn)算符，在【比較對(duì)象】文本框中輸入比較條件。
該域的作用和下一條件記錄域正好相反。插入跳過(guò)記錄條件域， 滿(mǎn)足所設(shè)置的條件的記錄將被跳過(guò)，不進(jìn)行合并，直到不滿(mǎn)足條件 的記錄。word 在主文檔中插入域 src="/xueyuan/UploadFiles_3425/200508/20058170388883.gif">