快件代理應正確確定快件的類型，除商業(yè)文件和資料信函屬“文件”類外，其余均屬于“包裹”類，文件封內只能裝入文件類物品，小片的布樣、塑料片等非文件類物品不可作為文件發(fā)運。包裹類快件需提供具有發(fā)件公司名抬頭的形式發(fā)票兩份，并加蓋發(fā)件公司印章。
發(fā)票 應列明所發(fā)快件的品名、數(shù)量、原產(chǎn)地、海關聲明價值等資料。品名請用中文填寫，特殊的貨物(專業(yè)性較強的物品)請要求客戶提供中英文品名，混裝貨物請?zhí)峁┭b箱清單，SES會嚴格按快件代理提供的形式發(fā)票的內容向海關申報。
快件代理應要求實際發(fā)件公司在運單上加蓋其公司印章。請?zhí)峁蚀_的收件公司名稱、地址、郵政編碼(去往美國的快件尤為重要)、電話及傳真、聯(lián)系人姓名等資料，錯誤的地址和電話將影響快件的派送和中轉。SES不接受郵政信箱(P.O.BOX)的地址。除香港和臺灣接受中文地址外，請一律用英文填寫收件人資料。
快件的計費重量是以快件實際重量(毛重)和體積重量相比，取二者中較大者而確定。體積重量的計算方法是用快件的最長Ｘ最寬Ｘ最高/6000得出，以厘米(Cm)為單位度量，不足1厘米進位為下一個1厘米長度，如快件尺寸為33.2X54.5X75.2，則體積重量計算為34X55X76/6000=24.0公斤。SES對中轉的國際快件須嚴格按此辦法計算。 對香港派送的快件及散貨原則上不計算體積重量，但當一票輕泡貨物的體積重量超過實際重量40%時，則該票快件的計費重量＝(實際重量＋體積重量)/2，例如：快件實重100公斤，體積重量150公斤，則其計費重量為(100+150)/2=125公斤。中港散貨運輸計費重量的確定方式由散貨代理與SES簽定的《中港散貨及快件運輸協(xié)議》規(guī)定。
除快件業(yè)務必須的信息資料外，快件代理應在運單明顯位置以及清單上標明其在SES的四位電腦代號，以便有查詢需要時可以及時識別發(fā)件的快件代理，盡快通知發(fā)件客戶。
對于未按以上1-4要求操作，或提供資料不正確，致使SES無法及時中轉或派送的快件，SES將暫時轉為HOLD件(暫扣件)，待快件代理確認有關事宜后再行中轉及派送。
發(fā)件客戶如提供了由政府行政部門簽發(fā)的有效的配額、許可證、原產(chǎn)地證明、商檢證明、熏蒸證明等文件，快件代理應事先明確通知SES正確使用該文件向中國及快件終到國海關報關，并使用妥善方式將文件交給SES。如因快件代理未事先明確知會SES使用該文件而造成該文件失效，因而導致該文件項下的快件無法報關、清關而產(chǎn)生的一切損失，SES不承擔任何責任。