有同行曾總結(jié)道：審核員，不是材料收集員，更不是復(fù)印員！審核是基于審核準(zhǔn)則的一種現(xiàn)場評估，現(xiàn)場審核要依據(jù)審核準(zhǔn)則，對審核證據(jù)進(jìn)行評價，不能只收集，不做評價。在實(shí)際審核過程中，有的審核員的檢查表的記錄中附有大量復(fù)印件，甚至復(fù)印件頁數(shù)大大超過手寫記錄的頁數(shù)。為什么會出現(xiàn)這種現(xiàn)象呢？

原因一：專業(yè)審核員不具備專業(yè)能力

雖然認(rèn)證機(jī)構(gòu)對審核員均進(jìn)行了相應(yīng)的評價，對審核員的學(xué)歷和工作經(jīng)歷也提出了要求，但是有的專業(yè)審核員只有專業(yè)代碼，卻沒有專業(yè)能力，其審核水平、專業(yè)水平、文字表達(dá)水平等明顯地不能滿足要求。

原因二：責(zé)任心欠缺

有的審核員對收集到的證據(jù)不加分析就直接復(fù)印附上，顯然，這些都是審核員自身的責(zé)任心問題。審核員現(xiàn)場取證時，責(zé)任心如果再強(qiáng)一點(diǎn)，工作再細(xì)心一點(diǎn)，是能夠發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，進(jìn)而能夠給受審核方提出一些有益的建議及改進(jìn)意見。

原因三：機(jī)構(gòu)風(fēng)險規(guī)避

認(rèn)證機(jī)構(gòu)在對審核員進(jìn)行評價，以及年度教育時都會對審核員提出要求，現(xiàn)場審核時盡量不大量復(fù)印材料，只是為了規(guī)避風(fēng)險，才不得不復(fù)印留存一些必要的材料。但是實(shí)際操作中難免會存在一些問題。

原因四：評定人員素養(yǎng)不足

有時，機(jī)構(gòu)案卷評定人員會走神，開出“烏龍”的審定意見，審核員為了避免不必要的麻煩，就把檢定證書的原件核實(shí)后復(fù)印附上。

復(fù)印一大堆資料，浪費(fèi)資源且不說，審核員和受審核方忙于復(fù)印資料，是否能有足夠的精力和時間關(guān)注受審核方體系運(yùn)行的有效性，關(guān)注審核的有效性呢？

在審核實(shí)踐中，有人總結(jié)出以下需要注意的環(huán)節(jié)，簡稱現(xiàn)場審核中的“六要”。

1.要關(guān)注國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或其他要求

審核員不可能對所有被審行業(yè)的專業(yè)都熟悉，即使是專業(yè)審核員在審專業(yè)范圍內(nèi)的企業(yè)時，也可能遇到許多不熟悉的情況，畢竟同行業(yè)內(nèi)不同的產(chǎn)品會產(chǎn)生許多不同的標(biāo)準(zhǔn)和工藝。審核中可關(guān)注以下問題：企業(yè)最終檢驗(yàn)規(guī)范是否已充分考慮了國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的檢測內(nèi)容，有否遺漏出廠批次檢驗(yàn)必須做到的檢測項(xiàng)目；檢測方法是否與標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定一致；是否實(shí)施了國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的型式實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目，并能出具檢測合格的證據(jù)。

2.要關(guān)注產(chǎn)品、工藝、設(shè)備或檢測方法和檢測點(diǎn)的變化

產(chǎn)品工藝設(shè)備或檢測方法和檢測點(diǎn)的變化往往會帶來控制參數(shù)或條件的變化。如事先策劃和驗(yàn)證不充分，往往會引起質(zhì)量的波動。因此審核員在審核中應(yīng)關(guān)注是否有上述情況發(fā)生，以及變化后控制措施的策劃情況。由此也可以比較清楚地評估企業(yè)質(zhì)量管理體系策劃能力及控制的有效性。

3.要關(guān)注特殊、關(guān)鍵過程控制的有效性

特殊、關(guān)鍵過程控制的水平不僅是對產(chǎn)品質(zhì)量的重要反映，也是對企業(yè)質(zhì)量控制能力的一個重要反映。審核員在審核過程應(yīng)充分關(guān)注：特殊過程有否被識別，或未按特殊過程控制要求加以管理及控制的有效性。

4.要關(guān)注不合格品、退貨、返修、投訴反復(fù)出現(xiàn)的環(huán)節(jié)和改進(jìn)情況

觀察一個質(zhì)量管理體系對不合格品及投訴的改進(jìn)措施是對體系自我改進(jìn)、自我完善機(jī)制有效性的最好判斷方法之一。審核員在審核中不能只看內(nèi)審開了多少個不符合項(xiàng)以及不符合項(xiàng)是否已糾正，而是要關(guān)注對反復(fù)出現(xiàn)不合格和投訴的處理。

5.要關(guān)注受審核方與國際、行業(yè)先進(jìn)生產(chǎn)方式、發(fā)展動態(tài)的差距

專業(yè)審核員對國際先進(jìn)生產(chǎn)方式以及動態(tài)的介紹，有時會給受審核方帶來新的思路或啟發(fā)。

6、要關(guān)注企業(yè)效益及質(zhì)量成本、推動企業(yè)以管理出效益

企業(yè)管理者最關(guān)注的問題一般不外乎“效益”與“風(fēng)險”，審核員如能多從效益與風(fēng)險出發(fā)實(shí)施審核，就會達(dá)到增值審核的效果，受到企業(yè)的歡迎。

1.不要局限在企業(yè)提供的資料里

在為實(shí)習(xí)審核員驗(yàn)證時發(fā)現(xiàn)，個別審核員在尋找證據(jù)時往往將自己局限在受審核方提供的資料范圍內(nèi)，這樣的審核難以發(fā)現(xiàn)問題。審核員在現(xiàn)場必須多看、多問、多想，不能僅依據(jù)對方提供的資料實(shí)施審核。

2.不要輕易開具不符合報(bào)告

審核員在正式開出不符合報(bào)告前，應(yīng)聽取各個層面的意見。審核員出具書面不符合報(bào)告一定要慎重，出具前應(yīng)與企業(yè)各層充分溝通，全面了解。而如果不符合事實(shí)確實(shí)存在，且對受審核方意義重大，即使受審部門或企業(yè)有爭議，審核組仍應(yīng)堅(jiān)持原則開不符合報(bào)告。

3.不要只看書面文件

對相關(guān)授權(quán)機(jī)構(gòu)出示的報(bào)告，審核員應(yīng)予以尊重和認(rèn)可，但是現(xiàn)場所見所聞與報(bào)告的結(jié)論明顯不一致時，審核員應(yīng)細(xì)心觀察，深入調(diào)查，以減少審核風(fēng)險。

4.不要一味追求形式

一個好的管理體系應(yīng)該“簡單”、“有效”。特別是生產(chǎn)企業(yè)，他們應(yīng)注重生產(chǎn)和經(jīng)營，而個別審核員過于追求形式上的“管理方法完美”，或?qū)⑵渌�企業(yè)的模式生搬硬套強(qiáng)加給企業(yè)，對一些簡單的過程也要制定繁雜的方法加以控制，導(dǎo)致企業(yè)浪費(fèi)管理成本。

審核記錄是審核員在現(xiàn)場審核中的一項(xiàng)基本工作，審核記錄的好壞，不僅直接關(guān)系到一次質(zhì)量管理體系審核的質(zhì)量，也體現(xiàn)了一名審核員把握現(xiàn)場審核的能力。那么如何做好現(xiàn)場審核記錄，提高審核質(zhì)量呢？

在每一次的審核中，我們會接觸到大量的信息。許多信息與審核目的、范圍、準(zhǔn)則有關(guān)，但也有的信息與審核目的、范圍、準(zhǔn)則無關(guān)，后者不是審核證據(jù)，前者如果未經(jīng)證實(shí)也不是審核證據(jù)，凡是不屬于審核證據(jù)的信息則是不需要記錄的。因此，審核證據(jù)和審核發(fā)現(xiàn)的記錄應(yīng)堅(jiān)持以下原則：

1.反映抽樣量

審核是通過適當(dāng)?shù)某闃舆M(jìn)行的，比如抽查了多少文件、記錄，觀察了多少活動、產(chǎn)品實(shí)物、工作現(xiàn)場等。適當(dāng)?shù)某闃�，就是審核所獲得的樣本量對總體應(yīng)有一定代表性。抽樣量太少，則不具備代表性或可信度不高。為表明抽樣量對審核結(jié)論和認(rèn)證決定的支持，審核員在現(xiàn)場審核時應(yīng)首先詢問抽樣對象在審核期內(nèi)的總量，再根據(jù)3%-5%的貫例決定抽樣量，并在審核記錄中詳細(xì)記錄，以明確反映審核抽樣的情況。

2.有可重現(xiàn)、可追溯性

證據(jù)的一個重要屬性是“真實(shí)”性，審核記錄所反映的審核證據(jù)必須是真實(shí)存在的，具有可重現(xiàn)性，如果由他人重新審核，完全可再次查到。因此，審核員在現(xiàn)場審核中與員工、其他人面談時，要記下有關(guān)人員的姓名、所屬部門;審核文件、記錄時，要記下有關(guān)文件名稱、記錄的編號;檢查儀器、設(shè)備時，要記下有關(guān)儀器、設(shè)備的編碼/編號。

3.要適度簡明扼要

實(shí)際審核經(jīng)驗(yàn)告訴我們，現(xiàn)場審核必須嚴(yán)格控制記錄的時間，以便能利用更多的時間來進(jìn)行審核調(diào)查。