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質(zhì)量人,你到底會(huì)不會(huì)總結(jié)?

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2018-12-24  來(lái)源:食品論壇
核心提示:質(zhì)量人,你到底會(huì)不會(huì)總結(jié)?

高手的厲害之處就在于,同樣一件事,他比你更善于總結(jié)。

一方面,當(dāng)你看清自己一年的付出,哪些是真正創(chuàng)造價(jià)值的,哪些是“無(wú)用功”,你才會(huì)明白自己今后努力的方向所在;另一方面,當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)到了你的工作對(duì)公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)有重要價(jià)值,在你今后的質(zhì)量工作及資源協(xié)調(diào)要求中才會(huì)給予你更多的支持。

所以這一次,趁著年底,大家都被各種總結(jié)折磨得痛不欲生的時(shí)候,我們來(lái)有針對(duì)性地探討、分析一個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題:你到底會(huì)不會(huì)總結(jié)?

第一步:確立框架

首先我們要了解,做年終總結(jié)的整體框架,從宏觀(guān)的角度去掌握,做一份年終總結(jié)需要準(zhǔn)備哪些內(nèi)容,年終總結(jié)分為四個(gè)部分

:今年做了什么工作

:今年工作中的不足

:明年的規(guī)劃以及改善措施

:對(duì)公司的建議

第二步:圍繞中心工作,量化工作成果

這里,我們就以剛才講的四大項(xiàng)目為例,來(lái)給大家拆解看看,到底該如何在每個(gè)部分都能更好展示自己的工作,同時(shí)又避免誤區(qū)。

一、今年做了什么工作

質(zhì)量管理工作記錄的方方面面回顧與總結(jié),不論職位高低,建議結(jié)合信息化管理系統(tǒng),將一段時(shí)間所做的質(zhì)量工作高效最大程度的量化,重要部分多以統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)表格圖表直觀(guān)展示,更能說(shuō)明情況,如:

1.GMP文件修訂維護(hù)管理量,文件控制狀況;

2.偏差調(diào)查處理量及總體效果評(píng)價(jià);

3.各類(lèi)認(rèn)證、檢查缺陷整改量及總體效果評(píng)價(jià);

4.變更控制處理量及總體效果評(píng)價(jià);

5.各類(lèi)確認(rèn)與驗(yàn)證計(jì)劃、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估實(shí)施完成量及總體效果評(píng)價(jià);

6.變更控制管理處理量及總體效果評(píng)價(jià);

7.人員培訓(xùn)完成量及總體效果評(píng)價(jià);

8.質(zhì)量投訴處理量及總體效果評(píng)價(jià);

9.設(shè)備原輔料包材供應(yīng)商審計(jì)量及總體效果評(píng)價(jià);

……

通過(guò)各項(xiàng)工作統(tǒng)計(jì)的詳細(xì)總結(jié)分析,發(fā)現(xiàn)當(dāng)前主要存在的問(wèn)題,分析公司產(chǎn)品質(zhì)量問(wèn)題事故處理,及帶來(lái)的損失,若能結(jié)合相應(yīng)的銷(xiāo)售數(shù)據(jù)對(duì)比,更能直觀(guān)充分反映質(zhì)量問(wèn)題發(fā)生和處理不好帶來(lái)的后果。領(lǐng)導(dǎo)看在眼里記在心里,自然會(huì)更加認(rèn)識(shí)到做好質(zhì)量管理的重要性。

另外,工作總結(jié)最忌諱形式化,或者寫(xiě)成一筆流水賬,匯報(bào)工作要有一個(gè)框架。

領(lǐng)導(dǎo)喜歡的匯報(bào)思維往往是以點(diǎn)帶面還是面面俱到?一分為二還是抓大放。繉(shí)在沒(méi)有辦法就試試一個(gè)觀(guān)點(diǎn)三個(gè)論據(jù)的結(jié)構(gòu),這就是所謂的“一個(gè)中心,三個(gè)基本點(diǎn)”寫(xiě)作方法。

比如下面的案例,內(nèi)容都是日常部門(mén)里面的零零碎碎,如果一筆流水賬自然沒(méi)有人認(rèn)為你的工作做得好。


但是工作匯報(bào)中領(lǐng)導(dǎo)想看到的無(wú)非兩點(diǎn):要么開(kāi)源,要么節(jié)流。

如果業(yè)績(jī)不好,開(kāi)源無(wú)能,那就說(shuō)說(shuō)為公司節(jié)約了多少成本,也可以變相突出自己任勞任怨、加班加點(diǎn)。

把總結(jié)與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的問(wèn)題直接掛鉤,說(shuō)明你所創(chuàng)造的價(jià)值。寫(xiě)匯報(bào)大致的思路不外乎于此。


經(jīng)過(guò)調(diào)整的匯報(bào)結(jié)構(gòu)非常好借助了領(lǐng)導(dǎo)的成本管理思維,且用領(lǐng)導(dǎo)熟悉的語(yǔ)言講話(huà),有力說(shuō)明了瑣碎的工作和重要的成本控制工作之間的聯(lián)系。

避免:

1.總結(jié)中出現(xiàn)大量“差不多”、“相對(duì)不錯(cuò)”、“比較大的增長(zhǎng)”等模糊詞匯;

2.對(duì)于成功的方案,主觀(guān)夸大事實(shí);

3.在方案落地過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題,急于劃清責(zé)任,指名道姓,打小報(bào)告;

4.事無(wú)巨細(xì),沒(méi)有重點(diǎn)。

一整年的工作涉及方方面面,大小事情很多,無(wú)需事無(wú)巨細(xì)地對(duì)所有工作進(jìn)行總結(jié),芝麻西瓜一起抓。要清楚年度總結(jié)絕不是月總結(jié)或者周總結(jié)的堆砌,一定要抓住這一年來(lái)的工作重點(diǎn)和幾個(gè)突出的成績(jī)、亮點(diǎn)進(jìn)行闡述,不能讓領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生“事情做了不少,但都印象不深”之感。

要點(diǎn):

1.數(shù)據(jù)殷實(shí):不僅要有準(zhǔn)確的數(shù)據(jù),還要有多種類(lèi)型的數(shù)據(jù),寫(xiě)清數(shù)據(jù)來(lái)源

2.寫(xiě)清增長(zhǎng)率:多和少永遠(yuǎn)是對(duì)比出來(lái)的,沒(méi)有對(duì)比就沒(méi)有進(jìn)步

3.數(shù)據(jù)可視化:采用扇形統(tǒng)計(jì)圖、柱狀統(tǒng)計(jì)圖等圖表,讓方案收益一目了然

4.多角度總結(jié)分析:采用SWOT分析法,將方案落地過(guò)程中的主要內(nèi)部?jī)?yōu)勢(shì)、劣勢(shì),外部的機(jī)會(huì)、威脅統(tǒng)一歸納,并總結(jié)提出改善的具體措施

5.計(jì)算投入產(chǎn)出比:方案從策劃到落地,消耗的資源和產(chǎn)出的收益比例,一定要清楚的附在最后,方便對(duì)比查看

二、今年工作中的進(jìn)步與不足

可以采用不同度的對(duì)比方法:對(duì)比的度有兩個(gè),第一是自己與自己,第二是自己與他人。

與自己對(duì)比。比如同樣的工作,相較于去年,自己在工作方法和效率上是否有所改進(jìn),去年出現(xiàn)的工作失誤,今年是否克服。

與他人對(duì)比。這涉及到同事、朋友,和其他公司同崗位的朋友。

與自己比,看有什么進(jìn)步;與他人比,看有什么不足。

通過(guò)這樣的思考:看到了自己做了什么,了解了自己的進(jìn)步,也知道了自己的不足,最后的總結(jié)自然水到渠成。

避免:

1.把個(gè)人生活缺點(diǎn)和工作缺點(diǎn)混為一談

2.照本宣科的寫(xiě)一些“追求完美”、“學(xué)習(xí)不夠”、“沒(méi)有平衡家庭與工作”之類(lèi)無(wú)關(guān)痛癢的話(huà)

要點(diǎn):

1.不論寫(xiě)什么,出發(fā)點(diǎn)一定要圍繞核心業(yè)務(wù)。性格急躁通常是缺點(diǎn),但如果急躁恰是你這份工作需要的,那么這就是優(yōu)點(diǎn)。

2.過(guò)分低調(diào):對(duì)于自己的成績(jī),寥寥帶過(guò),對(duì)于失誤的地方和缺點(diǎn),又檢視地過(guò)于細(xì)致。事實(shí)上,工作不足并不是把自己的缺點(diǎn)給說(shuō)出來(lái),而是巧妙的把不足之處向積極的方向轉(zhuǎn)化。

三、關(guān)于改善和建議

“沒(méi)有行動(dòng)的計(jì)劃是無(wú)效的,沒(méi)有計(jì)劃的行動(dòng)是致命的.

制定自己的規(guī)劃并且完成,其實(shí)本質(zhì)就是在做項(xiàng)目管理。

為來(lái)年制定詳細(xì)工作計(jì)劃和質(zhì)量工作項(xiàng)目指標(biāo),為減少質(zhì)量管理工作正常開(kāi)展的客觀(guān)阻力,明確向領(lǐng)導(dǎo)提出合理建議,良性引導(dǎo),請(qǐng)求資源支持,保證持續(xù)預(yù)防,從根源上減少問(wèn)題再次發(fā)生。

大家應(yīng)該學(xué)著像一個(gè)項(xiàng)目管理者那樣思考:他們花費(fèi)比別人更多(甚至多許多倍)的時(shí)間去拆分每一個(gè)任務(wù),分配具體任務(wù),制定切實(shí)可行的計(jì)劃,確保團(tuán)隊(duì)中的每一個(gè)人都可以按進(jìn)度完成任務(wù)。

而當(dāng)你制定自己的年度規(guī)劃時(shí),即便沒(méi)有公司給你的title,你依舊是自己人生的項(xiàng)目總監(jiān),為自己的人生負(fù)責(zé)。

最后別忘了,征求領(lǐng)導(dǎo)對(duì)自己后續(xù)工作的建議,了解自己在領(lǐng)導(dǎo)眼中的不足,有針對(duì)性的提升自己的業(yè)務(wù)能力。

要點(diǎn):

1.計(jì)劃要能夠包含變化。你在做 2019 年計(jì)劃的時(shí)候,一定要設(shè)一個(gè)應(yīng)變計(jì)劃,而且,有一部分一定是對(duì)未來(lái)或者對(duì)變化趨勢(shì)去做預(yù)測(cè)的。

2.要學(xué)會(huì)用政策、程序和規(guī)定這三個(gè)東西。政策是決定資源分配的安排,程序是獲得資源的流程,規(guī)定是獲得資源的條件。

3.對(duì)自己提要求,同事也對(duì)團(tuán)隊(duì)提建議。優(yōu)秀的人才永遠(yuǎn)不會(huì)只關(guān)注自己,同事也會(huì)關(guān)注團(tuán)隊(duì),對(duì)團(tuán)隊(duì)提建議會(huì)彰顯你的胸懷,以及目光長(zhǎng)遠(yuǎn),即使你現(xiàn)在還不是領(lǐng)導(dǎo)。

4.把領(lǐng)導(dǎo)納入你的成績(jī)當(dāng)中。這里不是拍馬屁,而是要你具體化領(lǐng)導(dǎo)在你工作中的指導(dǎo)作用,懂得感恩的人,以后的路才會(huì)越走越寬。

5.提出對(duì)未來(lái)工作的計(jì)劃和思考。這樣可以體現(xiàn)出自己的責(zé)任感以及工作熱情。

相信以上述要點(diǎn)做出一份年終總結(jié)之后,領(lǐng)導(dǎo)一定會(huì)重新認(rèn)識(shí)眼前的你。就像我一直常說(shuō)的那樣:善于總結(jié)的人,永遠(yuǎn)比想象中的自己,更會(huì)工作。

編輯:foodqm

 
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