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一、餐飲采購的概念
采購是餐飲業(yè)單位根據(jù)需求提出采購計劃、審核計劃、選好供應商、經(jīng)過商務談判確定價格、交貨及相關條件，最終簽訂合同并按要求收貨付款的過程。在餐館運作中的“進”、“銷”、“存”三大項工作中，采購的進貨工作占其首位
二、餐飲采購及其基本流程
1、 由原料使用部門（如廚房等）制訂采購計劃，報采購部審核，再報財務總監(jiān)和總經(jīng)理審批。
2、 按計劃或根據(jù)營業(yè)需要由物品使用部門或倉庫提出采購申請，報采購部審核，再報財務總監(jiān)和總經(jīng)理審批。
3、 進行采購計劃和市場調(diào)查，選擇好供應商，由采購部與供貨單位商洽談判，簽訂供貨合同或訂單。
4、 供貨單位按合同規(guī)定及時送貨。
5、 采購部通知驗收部門驗收貨物。
6、 驗收合格后入庫。
7、 財務部憑收貨憑證付款結(jié)帳。
8、 倉庫根據(jù)使用部門領料要求發(fā)貨。
以上的8個環(huán)節(jié)構(gòu)成了一個完整的采購流程，如果我們更簡單地劃分，餐飲采購可以分為以下四個環(huán)節(jié)：采購、驗收、倉管、發(fā)放。這最基本的四個環(huán)節(jié)通常稱為餐飲采貯管理流程。
三、餐飲采購員的崗位職責
職務：采購員
報告對象：采購部經(jīng)理
督導聯(lián)系部門：酒店各部門
餐飲采購員崗位職責：
1、經(jīng)常到各部門了解物資使用情況及請購物資的規(guī)格、型號、數(shù)量，避免錯購；
2、認真核實各部門的請購計劃，根據(jù)倉庫存貨情況，定出實際采購計劃，對定型、常用物資按庫存規(guī)定及時辦理。防止物資積壓，做好物資使用的周期計劃；
3、對各部門所需物資按急先緩后的原則安排采購，積極與供貨單位經(jīng)常取得聯(lián)系；
4、嚴格遵守財務制度，購進的一切貨物首先辦理進倉手續(xù)，然后到財務報帳，不拖帳、掛帳；
5、與倉庫聯(lián)系，落實當天的物資的實際到貨的品種、規(guī)格、數(shù)量，把好質(zhì)量關。然后通知申購部門，及時領出；
6、盡量做到單據(jù)（或發(fā)票）隨貨同行，交倉管員驗收，如因省外物資不能單據(jù)隨貨同行，應預先根據(jù)合同數(shù)量通知倉管員做好收貨準備；
7、下班前，做好當天工作情況記錄和明天工作計劃；
餐飲采購員上崗條件：
1、具有中專以上文化程度；
2、具有較強的工作責任感和事業(yè)心；
3、原則性強，工作細心，能吃苦耐勞；
四、餐飲采購員工作流程
1、食品采購：
1）由倉管部根據(jù)各營業(yè)點需要，訂出各類正常庫存貨物的月度使用量，交總經(jīng)理審批，然后交采購部計劃采購，另由倉管部根據(jù)食品部門的需要情況，定出各類物資的最高存量和最低存量；
2）為了加強采購工作的計劃性和提高工作效率，各類貨物基本采取定期補給的方法；
3）大米、面粉（含面粉干制品）、進口餐料、酒類、干貨等可每月進貨一次；
4）糖、飲料可每15天進貨一次；
5）油類、調(diào)類品類、箱裝凍品可每周進貨一次；
6）鮮活類及米面濕制品可不做庫存，每天根據(jù)飲食部門之訂貨計劃如數(shù)采購；
2、食品請購：
1）倉管部的正常庫存補充計劃，須根據(jù)該部制定并經(jīng)總經(jīng)理審批同意的月度計劃而填寫請購單，提前十天交采購部經(jīng)理審批后交采購員辦理；
2）每日進貨的鮮活類，由餐飲部主廚于進貨前一天的晚上8：00前填好的請購單送交采購部經(jīng)理審批后交采購員辦理（特殊情況或特殊品種可由倉管部作出適當庫存）；
3）計劃外的急購申請，須由使用部門向倉管部門填制請購單，由中、西廚總廚簽字批準后，交采購部及時辦理；
4）非采購部人員對客戶下達的采購指令，一律無效；
3、采購定價：
1）屬于倉管部正常庫存的貨物采購，采購員須將三家以上報價（人民幣）報采購部經(jīng)理審定后方可辦理；
2）干貨、海味、糖、油、面及其制品等，每月一期定價方法如上；
4、采購流程
1）采購部根據(jù)倉管填制的各類品種、規(guī)格、數(shù)量的請購單進行購買；
2）食品采購人員落實采購計劃后，須將供貨客戶、供貨時間、品種、數(shù)量、單價等情況通知倉管部，以便倉管部驗收；
3）驗收手續(xù)按倉管部和管理細則辦，倉管部應及時將驗收情況通知采購部以便及時處理，保證供應；
5、退、換貨：
1）倉管部人員須根據(jù)倉管驗收細則嚴格驗收進倉物料，如發(fā)現(xiàn)規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量問題，應拒絕收貨；
2）如需退、換貨的，由倉管員填寫“商品驗收報告”經(jīng)該部經(jīng)理同意后交采購部辦理退貨手續(xù)，鮮活類貨物如發(fā)現(xiàn)問題，應盡量在當天內(nèi)提出，逾期由餐飲部、倉管部負責；
3）所有物料驗收合格并辦妥進倉手續(xù)后，所發(fā)生的質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等問題，由倉管部負責處理；
6、提貨：
1）品采購原則上須要求貨主送貨上門；
2）特殊品種或特殊情況，須到市內(nèi)或車站、碼頭、機場提貨的，均由采購部負責；
7、新貨物料樣品簽定：
1）中、西餐總廚如需要某種新的貨物或原料，須書面寫明品名及規(guī)格、質(zhì)量要求、使用起止日期，交倉管部批轉(zhuǎn)采購部；
2）采購部接到通知后，安排采購員首先將該項貨物或原料之樣品、價格呈交總廚鑒定；
3）由中、西廚認可后，交采購人員辦理；
8、物資采購：
1）由使用部門根據(jù)營業(yè)上的需要，提出購買物品的名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量，并說明此物品是一次性使用或今后長期使用計劃情況；
2）填寫請購單，由部門經(jīng)理簽名后呈總經(jīng)理審批轉(zhuǎn)交采購部辦理；
3）定價、退、換貨處理方法同食品采購相同。
