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質(zhì)量記錄，是指企業(yè)進行的質(zhì)量活動所留下的記錄。是用以證明質(zhì)量體系有效運行客觀證據(jù)。
質(zhì)量記錄是獲得必要的產(chǎn)品質(zhì)量及有效實施質(zhì)量體系各要素的客觀證據(jù)。
ISO標準描述的質(zhì)量體系，要求供方應制定質(zhì)量記錄的標識、收集、編目、歸檔、存貯、保管和處理程序，并貫徹執(zhí)行。
定義：闡明所取得的結果或提供所完成活動證據(jù)的文件。
一、特點
1. 可操作性
指導操作性使用的一種文件，因而明確、具體、實用。
2. 可檢查性
質(zhì)量記錄反映操作者的實際操作活動，具有數(shù)量化和特征化，因而可以檢查和評價。
3. 可追溯性
要需要追蹤了解查明原因時對通過質(zhì)量記錄查明情況，從而可以有針對性地采取預防和糾正措施。
4. 可見證性
為企業(yè)進行內(nèi)部或外部質(zhì)量體系審核提供證據(jù)，它可以證實是否已實施了規(guī)定的質(zhì)量體系要求及實施的程度。另外質(zhì)量記錄也可以反映對不合格采取了哪些糾正措施。
5. 系統(tǒng)性
記錄了整個質(zhì)量活動的完整過程，因而具有連續(xù)性，也為管理者分析質(zhì)量問題、質(zhì)量發(fā)趨勢提供依據(jù)，同時也為質(zhì)量成本分析、統(tǒng)計技術的運用提供了依據(jù)。
二、作用
記錄與文件的不同，記錄可以提供產(chǎn)品、過程和質(zhì)量管理體系符合要求及有效性運作的證據(jù)，具有可追溯性、證據(jù)并據(jù)此采取糾正和預防措施的作用。
（1）為質(zhì)量活動及達到的結果提供客觀證據(jù)；
�。�2）為正確有效地控制和評價產(chǎn)品質(zhì)量提供客觀證據(jù)；
�。�3）為評價質(zhì)量體系的有效性提供客觀證據(jù)；
�。�4）為采取預防和糾正措施提供重要依據(jù)；
�。�5）為評價和驗證質(zhì)量活動提供信息；
�。�6）質(zhì)量手冊及質(zhì)量體系程序文件的支持性文件。
控制內(nèi)容：標識、儲存、保護、檢索、保存期限和處置。
三、記錄的設計和編制意義
1、記錄的充分性和必要性
記錄作為基礎性和依據(jù)性文件，應盡可能全面地反映產(chǎn)品質(zhì)量形成的過程和結果以及質(zhì)量管理體系的運行狀態(tài)和結果。
為此，組織既要從總體上評價記錄的充分性，力求使原始記錄完整，同時又要對每一記錄的必要性進行逐一評審和取舍，要注意并非記錄越多越好，正確的做法是只選擇那些必要的原始數(shù)據(jù)作為記錄。
2、記錄的真實性和準確性
真實準確的記載質(zhì)量信息，才能為有效地運行組織的質(zhì)量管理體系并實現(xiàn)持續(xù)改進提供可靠的依據(jù)，因此，在確定記錄的格式和內(nèi)容的同時，應考慮使用者填寫方便并保證能夠在現(xiàn)有條件下準確地獲取所需的質(zhì)量信息。
填寫記錄應實事求是、嚴肅認真。
3、記錄的規(guī)范化和標準化
應盡量采用國際、國內(nèi)或行業(yè)標準，參考先進組織的成功經(jīng)驗以使記錄更加規(guī)范化和標準化，在建立質(zhì)量管理體系過程中，應當對現(xiàn)行的進行清理，廢立多余的記錄，修改不適用的記錄，沿用有價值的并增補必需的，應使用適當?shù)谋砀窕驁D表格式加以規(guī)定，按要求統(tǒng)一編號，使各項活動的記錄更加系統(tǒng)和協(xié)調(diào)，實現(xiàn)記錄的標準化管理。
對于同一種活動的記錄格式應當是固定的，不能隨意變更，造成混亂，即使需要修改，也應規(guī)定一個統(tǒng)一的時間開始使用新表格。
4. 記錄的填寫要求和注意事項
（1）記錄用筆要求
記錄用筆可以用鋼筆、圓珠筆或簽字筆，不應用紅筆，這些筆能夠確保記錄永不褪色。
用筆一定要考慮其字跡的持久性和可靠性。
�。�2）記錄的原始性
記錄要保持現(xiàn)場運作，如實記錄，這就是原始性。
原始就是最初的第一手的。
原始性就是當天的運作當天記，當周的活動當周記。
做到及時和真實，不允許添加點滴水分，使記錄真實可靠。
記錄保持其原始性，不可以重新抄寫和復印，更不可以在過程進行完后加以修飾和裝點。
（3）記錄的清晰準確
記錄是作為闡明質(zhì)量管理體系所取得結果或提供體系所完成活動的證據(jù)的文件而策劃設置的，即是證據(jù)，首先要屬實，要做到屬實，就要將過程做到位并運作事實記得正確和清晰，語言和用字都要規(guī)范。
不但使自己能看清楚，也能使別人都看清楚。
（4）筆誤的處理
在填寫記錄出現(xiàn)筆誤后，不要在筆誤處亂寫亂畫，甚至涂成黑色或用修整液加以掩蓋，正確的處理筆誤的方法，是在筆誤的文字或數(shù)據(jù)上，用原使用的筆墨畫一橫線，再在筆誤處的上行間或下行間填上正確的文字和數(shù)值。
（5）空白欄目的填寫
有些記錄在運作的情況下所有的欄目無內(nèi)容可填。
怎么處置呢？
空白欄目不能不填，其填寫的方法是在空白的適中位置畫一橫線，表示記錄者已經(jīng)關注到這一欄目，只是無內(nèi)容可填，就以一橫線代之，如果縱向有幾行均無內(nèi)容填寫，亦可用一斜線代之。
�。�6）簽署要求
記錄中會包含各種類型的簽署，有作業(yè)后的簽署，有認可、審定、批準等簽署，這些簽署都是這原則、權限和相互關系的體現(xiàn)，是記錄運作中不可少的組成部分，任何簽署都應簽署全名，同時盡可能的清晰易辨，不允許有姓無名或有名無姓情況存在。
5. 填寫要求
（1）質(zhì)量記錄填寫要清楚，字跡要清晰，不得使用鉛筆填寫，不得隨意更改，如質(zhì)量記錄因筆誤需更改，當事人應在更改處字上劃一橫線并更正及簽名認可或備注欄中簽名認可。
（2）填寫質(zhì)量記錄內(nèi)容要求真實、完整。
�。�3）記錄完畢后，責任人應簽名，簽名時須填寫全名。
（4）質(zhì)量記錄的表格上所有須填的欄目，均應進行相應填寫，若有不適用的欄目應加劃斜線。
6. 記錄的管理和控制
�。�1）記錄的標識
應具有唯一性標識，為了便于歸檔和檢索，記錄應具有分類號和流水號。
標識的內(nèi)容應包括：記錄表格所屬的質(zhì)量管理文件的編號、版本號、表號、頁號、沒有標識或不符合標識要求的記錄表格是無效的表格。
（2）記錄的貯存和保管
記錄應當按照檔案要求立卷貯存和保管。
記錄的保管由專人或?qū)ｉT的主管部門負責，應建立必要的保管制度，保管方式應便于檢索合存取，保管環(huán)境應適宜可靠，干燥、通風，并有必要的架、箱，應做到防潮、防火、防蛀、防止損壞、變質(zhì)合丟失。
管以及路的保存期限問題，如果外部沒有要求的，組織可針對不同產(chǎn)品的特點合法規(guī)要求做出相應規(guī)定，如果合同對記錄提出要求，則按照顧客的要求確定保存期限。
一般情況下，記錄的保存期限為2年，主要的記錄應保存3年，重要的記錄應長期保存。
�。�3）記錄的檢索
一項質(zhì)量活動往往涉及到多項記錄的內(nèi)容和表格，為了避免漏項，應當對記錄進行編目，編目具有引導和路徑作用，可以便于記錄的查閱和使用，使查閱對該項質(zhì)量活動的記錄能有一個整體的了解。
對于一個項目，合同或是產(chǎn)品實現(xiàn)后過程，可以考慮建立一個總編目，按產(chǎn)品實現(xiàn)的進度進行排列。對于記錄內(nèi)容較多，質(zhì)量活動聯(lián)系復雜的記錄，也可設置分項編目。記錄在歸檔前經(jīng)主管部門驗收合格后方可進行，如果歸檔資料不全，負責歸檔驗收的部門有權拒收。
記錄中包含了大量有用的體系運行證據(jù)和原始信息，要發(fā)揮其作用必須使用其便于有關部門和員工查找，記錄的查閱納入計算機管理是比較好的做法，編制電子索引，可以提高檢索和查閱的效率。
�。�4）記錄的處置
超過規(guī)定保存期限的記錄，應統(tǒng)一進行處理，重要的含有保密內(nèi)容的記錄須保留銷毀記錄。
記錄必須如實記載產(chǎn)品質(zhì)量的形成過程和最終狀態(tài)，如實反映質(zhì)量管理體系過程、過程和活動的運行狀況和結果，證實產(chǎn)品滿足技術標準、合同、法規(guī)要求以及顧客的期望的程度，反映組織的質(zhì)量管理體系是否已得到有效運行，產(chǎn)品、過程和整個體系的運行是否達到了預期的要求。
7. 貯存要求
（1）質(zhì)量記錄的貯存條件應可靠、安全、防止損壞、變質(zhì)或丟失。
�。�2）質(zhì)量記錄未經(jīng)批準不得復印、銷毀。
有關產(chǎn)品檢驗、實驗的質(zhì)量記錄復印須蓋受控文件專用章，并由文控中心登記；其它部門質(zhì)量記錄復印由本部門在質(zhì)量記錄原件上注明分發(fā)份數(shù)和抄送部門。
�。�3）各部門歸檔管理的質(zhì)量記錄應按月或在質(zhì)量活動結束后收集分類、按編號順序裝訂成冊。
（4）借閱質(zhì)量記錄須相關部門負責人同意后方可借閱，并按期歸還
8. 歸檔要求
（1）由品管部保管的質(zhì)量記錄，在各質(zhì)量活動結束之前交到品管部時按受控文件進行控制，在質(zhì)量活動結束后交品管部存檔。
（2）由各部門歸檔管理的質(zhì)量記錄，由各部門收集保管。
9. 銷毀
（1）質(zhì)量記錄超過保存期時，由各科室填寫《記錄銷毀申請》，經(jīng)管理者代表審核、中心領導批準后，由各科室在質(zhì)管科監(jiān)督下進行銷毀。
（2）如有某種原因需保留超過保存期的質(zhì)量記錄，應整理成為質(zhì)量檔案保存。
10. 質(zhì)量記錄過程中常見的問題與對策
大多數(shù)企業(yè)都通過了質(zhì)量認證，雖然說體系運行已很成熟，但存在的問題仍然不容忽視。
不重視科學程序的作用，憑經(jīng)驗辦事，產(chǎn)生逆反心理，認為記錄是束縛自己的繩索，關注度下降，思想松懈，這些都是企業(yè)通過認證后的通病。主要表現(xiàn)為：
在記錄過程中常見的問題
盲：記錄的設置、設計目的、功能不明，不是為管理、改進所用，而是為了應付檢查。
亂：記錄的設置、設計隨意性強，缺乏體系考慮，記錄的填寫，保管收集混亂，責任不清。
散：保存、管理分散，未作統(tǒng)一的規(guī)定。
松：記錄填寫、傳遞、保管不嚴，日常疏于檢查，達不到要求，無人考核，且丟失和涂改現(xiàn)象嚴重。
空：該填不填，空格很多，缺乏嚴肅性，法定性。
錯：寫錯別字，語言表達不清，填寫錯誤。
11. 質(zhì)量記錄報表填寫注意事項
質(zhì)量記錄用于記載過程狀態(tài)和過程結果，是企業(yè)質(zhì)量保證的客觀依據(jù)，為采取糾正和預防措施提供依據(jù)，有利于產(chǎn)品標識和可追溯性。
質(zhì)量記錄填寫有以下事項需要注意：
�。�1）報表填寫必須完整，盡可能詳細，對所列示的所有內(nèi)容均要填寫清楚，如不能填寫的內(nèi)容要用斜線（/）劃掉，特別是簽名欄的填寫，要寫全名。
（2）記錄要求準確清晰，不得潦草，更不得隨便在記錄上亂涂亂畫，記錄背面也一樣，特別注意的是要檢查最后填寫的清晰度，不清晰者要進行重填。
�。�3）記錄不得隨便進行更改，需要更改時正確的做法是先將錯誤的地方用一條橫線劃掉，然后在旁邊寫上正確的內(nèi)容，同時在旁邊進行簽名，并寫上日期。
值得注意的是：
�。�1）如是數(shù)字錯誤，應將整個數(shù)字劃掉，不能僅將數(shù)字中寫錯的位數(shù)劃掉。
�。�2）簽名時要注意寫全名，不能僅寫一個字或?qū)懩持魅�、某�?jīng)理、某先生、某小姐等。
�。�3）填寫日期時要寫全年月日，例如文件的起草日期為2014年2月1日可寫為1/2.14或2014/2/1、2014.2.1等。
�。�4）不準使用涂改液，也不能使用修正紙等，不準用鉛筆填寫，一般不準用紅色筆跡填寫，尤其是簽名。
（5）記錄報表的日期和流水號要寫全，便于追溯和管理。日期填制要寫全年月日，如2020年2月1日；流水號的填制必須按固定的編號規(guī)則進行，流水號的填寫位置在報表的右上角。品證部推薦的編號格式為：年份/月份/流水號，如2020年2月的第15份報表的流水號為20/02/015。
