采購管理在企業(yè)管理中占有重要的地位，對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動起著重要的作用，對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的順利進行起著重要作用。隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展和市場競爭的加劇，企業(yè)要想在激烈的市場競爭中生存和發(fā)展，必須不斷提高自身核心競爭力。而核心競爭力是指企業(yè)所擁有的不可替代的資源、技術、信息、能力以及具有潛在優(yōu)勢和能使企業(yè)保持持久競爭優(yōu)勢的其他資源。因此，提高企業(yè)核心競爭力就是提高其對供應商和其他外部資源的控制力。

 

 

1  采購組織機構的建立

 

       建立采購組織機構是做好采購工作的前提，沒有合適的采購組織機構就無法制定采購計劃，無法保證采購工作順利進行，也不能達到降低成本、提高效率的目的。

 

       企業(yè)應根據(jù)自身特點，建立適合本企業(yè)需要的采購組織機構，明確其職責和權限。

 

       一是企業(yè)總機構應設立獨立的采購部門，有權制定企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營所需物資、服務等方面的價格、質量標準及付款方式等；

 

       二是生產(chǎn)、銷售、計劃、財務等部門應設立相應的采購部門，負責采購工作；

 

       三是根據(jù)所需物資、服務及市場供應狀況確定其所需數(shù)量，編制物資采購計劃，并根據(jù)實際需要進行物資采購；

 

       四是根據(jù)供應商和商品情況確定其供貨范圍及供貨價格標準；

 

五是與供應商簽訂合同并執(zhí)行合同；

 

        六是進行合同履行情況監(jiān)督檢查及對供應商的評價與選擇等。

 

        這樣，企業(yè)就能做到對物資、服務及市場供應狀況了如指掌。

 

 

2  采購計劃的制訂

 

       采購計劃是指企業(yè)在一定時期內(nèi)的采購行為的總體規(guī)劃和安排，包括采購項目、物資品種、數(shù)量、時間、地點等。制訂好采購計劃，對于企業(yè)來說是非常重要的，它直接關系到企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動。

 

在實際工作中，編制采購計劃時要考慮以下幾點：

 

（1）原材料采購計劃制訂要保證企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常進行；

 

（2）成本分析與控制：要盡可能地降低原材料價格，減少庫存積壓；

 

（3）信息溝通：要與供應商建立良好的信息溝通渠道；

 

（4）外部市場調(diào)查：要了解市場供應信息，掌握市場動態(tài)；

 

（5）生產(chǎn)計劃調(diào)整：要考慮生產(chǎn)計劃與原材料采購計劃之間的關系；

 

（6）確定采購方式：要綜合考慮經(jīng)濟訂貨批量、訂貨點、替代品情況等因素。

 

 

3  采購業(yè)務流程

 

       采購業(yè)務流程是企業(yè)開展采購活動的基礎，它包括采購申請、供應商選擇、采購合同簽訂、采購訂單生成與提交、供應商交貨等環(huán)節(jié)。它的管理水平直接影響到企業(yè)的采購效率和成本，因此必須在制度上保證這一流程的順暢運行。

 

       在制定采購業(yè)務流程時，首先要確定所要完成的具體工作，并確定每個環(huán)節(jié)的責任人和相關人員，然后根據(jù)工作流程的內(nèi)容與要求，編制相關的工作表格并形成相應的表單，在實際工作中要嚴格執(zhí)行，確保業(yè)務流程能夠正常運轉。同時要明確每個環(huán)節(jié)需要完成的具體任務，并保證各環(huán)節(jié)之間信息和數(shù)據(jù)及時準確地傳遞與反饋。

 

        采購業(yè)務流程涉及到企業(yè)各個部門、各個層次以及各個人員，需要多個部門、多個層次共同參與完成。因此，企業(yè)必須建立健全相關制度和制度體系，確保所有人員都能按照要求順利開展工作。

 

 

4  供應商選擇和評價

 

       在對供應商選擇和評價時，要對供應商的供貨能力、產(chǎn)品質量、價格、服務和信譽等方面進行綜合分析，以保證供貨的及時、質量的可靠以及價格的合理。具體步驟如下：

 

（1）選擇供應商。在市場競爭日益激烈的情況下，企業(yè)必須重視建立戰(zhàn)略合作伙伴關系，因此，企業(yè)應采取與供應商建立戰(zhàn)略合作伙伴關系來降低采購成本。

 

（2）通過供應商評價可以及時發(fā)現(xiàn)供應商存在的問題，以提高供應質量和降低供應成本。在對供應商進行評價時，必須遵循一定的原則。要堅持“質優(yōu)價宜”原則，盡量選擇那些與本企業(yè)具有良好合作基礎的供應商。

 

（3）簽訂采購合同。供應商選擇和評價后，就要簽訂采購合同了。

 

 

5  合同管理

 

       合同是買賣雙方約定彼此權利義務的文件，它是企業(yè)開展生產(chǎn)經(jīng)營活動的主要依據(jù)，是采購活動中最重要的環(huán)節(jié)之一。企業(yè)必須認真對待合同管理，確保采購活動合法、有效和順利進行。

 

采購合同管理的主要內(nèi)容包括：

 

（1）合同條款的擬定；

 

（2）合同談判；

 

（3）合同簽訂；

 

（4）合同履行及執(zhí)行；

 

（5）合同結算和支付。

 

在采購過程中，企業(yè)要做到：

 

（1）根據(jù)采購計劃，嚴格執(zhí)行采購程序；

 

（2）對供應商進行資質審查和考察；

 

（3）及時簽訂采購合同，加強對合同執(zhí)行情況的監(jiān)控，避免因合同糾紛而給企業(yè)帶來經(jīng)濟損失；

 

（4）嚴格履行合同，在發(fā)生糾紛時積極協(xié)商解決；

 

（5）按規(guī)定及時結算和支付貨款。

 

 

6  庫存管理

 

       庫存管理是指企業(yè)在進行采購前，對所要采購的物資進行必要的存儲和管理，以備后用。庫存管理的目的是為了降低成本、減少資金占用，增加企業(yè)經(jīng)濟效益。庫存管理是對采購活動中所涉及到的庫存進行計劃、組織、協(xié)調(diào)和控制，以滿足生產(chǎn)經(jīng)營需要，保證生產(chǎn)經(jīng)營活動順利進行的一種管理過程。

 

       在實際工作中，企業(yè)不僅要合理地制定采購計劃，還要對采購物資進行合理存儲和庫存管理。

 

       一般而言，物資采購成本一般占采購總成本的30%-60%，而庫存成本則占采購總成本的70%-80%。因此，庫存成本控制對于降低企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成本、提高企業(yè)經(jīng)濟效益具有十分重要的意義。

 

       企業(yè)可以通過以下措施來降低采購過程中產(chǎn)生的庫存成本：

 

加強對供應商和供貨方的管理；

 

加強對供應商和供貨方生產(chǎn)計劃以及訂貨提前期的管理；

 

建立供應商和供貨方考評制度等。

 

 

7  信息管理

 

       信息是現(xiàn)代社會的血液，企業(yè)采購管理信息是企業(yè)采購活動中的重要信息，它包括了供應商的有關情況、產(chǎn)品質量情況、市場動態(tài)等各種信息。

 

       采購人員通過收集、整理、分析和利用這些信息，可以提高自己的采購業(yè)務水平和市場應變能力，可以有效地制定出科學合理的采購策略。

 

       此外，在一個企業(yè)內(nèi)部，通過各種渠道，可以了解到其他企業(yè)或供應商的信息，并將這些信息與自己所掌握的資源進行整合，可以充分發(fā)揮自身優(yōu)勢。

 

       企業(yè)還可以通過各種方式收集其他企業(yè)或供應商的反饋意見和建議，從而獲得有關外部市場、產(chǎn)品、技術等方面的最新信息和資料，為自己制定新的采購策略提供依據(jù)。