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體系內(nèi)審流程及現(xiàn)場(chǎng)審核技巧

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2021-12-31  來源:HACCP聯(lián)盟公眾號(hào)  作者:網(wǎng)絡(luò)
核心提示:體系內(nèi)審流程及現(xiàn)場(chǎng)審核技巧
 內(nèi)審,也稱為第一方審核,由組織自己或以組織的名義進(jìn)行,審核的對(duì)象是組織自己的管理體系,驗(yàn)證組織的管理體系是否持續(xù)的滿足規(guī)定的要求并且正在運(yùn)行。它為有效的管理評(píng)審和糾正、預(yù)防措施提供信息,其目的是證實(shí)組織的管理體系運(yùn)行是否有效,可作為組織自我合格聲明的基礎(chǔ)。是對(duì)所策劃的體系、過程及其運(yùn)行的符合性、適宜性和有效性進(jìn)行系統(tǒng)的、定期的審核,保證管理體系的自我完善和持續(xù)改進(jìn)的過程。
 
一、年度內(nèi)審策劃
 
按照內(nèi)審程序規(guī)定,制定年度審核計(jì)劃,確定內(nèi)審的實(shí)施月份。內(nèi)審應(yīng)覆蓋質(zhì)量管理體系所有過程、部門和場(chǎng)所,每年至少一次!
 
如下特殊情況時(shí)可增加內(nèi)審頻次:
 
a) 當(dāng)合同要求或客戶需要評(píng)價(jià)質(zhì)量管理體系時(shí);
 
b) 當(dāng)機(jī)構(gòu)和職能有所重大變更時(shí);
 
c) 發(fā)現(xiàn)嚴(yán)重不合格而需要審查時(shí);
 
d) 第三方審核認(rèn)證或監(jiān)督審核前;
 
e) 最高管理者提出要求時(shí)。
 
 
二、成立內(nèi)審小組
 
根據(jù)內(nèi)審活動(dòng)目的、范圍、部門、過程及日程安排,最高管理者授權(quán)成立內(nèi)審小組。
 
內(nèi)審人員資格條件:
 
 a) 內(nèi)審人員應(yīng)是所在部門負(fù)責(zé)人或主要骨干;
 
 b) 內(nèi)審人員應(yīng)通過質(zhì)量管理體系內(nèi)審課程培訓(xùn)并考試合格;
 
合格內(nèi)審員應(yīng)有符合內(nèi)審員資格的相關(guān)說明文件。
 
 
 
內(nèi)審組長職責(zé):
 
a) 協(xié)商并制定審核活動(dòng)計(jì)劃,準(zhǔn)備工作文件,布置審核組成員工作;
 
b) 主持審核會(huì)議,控制現(xiàn)場(chǎng)審核實(shí)施,使審核按計(jì)劃和要求進(jìn)行;
 
c) 確認(rèn)內(nèi)審員審核發(fā)現(xiàn)的不合格項(xiàng)報(bào)告。
 
  
 
內(nèi)審員職責(zé):
 
a) 根據(jù)審核要求編制檢查表(通常是體系部門制作);
 
b) 按審核計(jì)劃完成審核任務(wù);
 
c) 將審核發(fā)現(xiàn)形成書面資料,編制不合格項(xiàng)報(bào)告;
 
d) 協(xié)助受審核方制定糾正措施,并實(shí)施跟蹤審核。
 
 
三、編制內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃
 
按照年度內(nèi)審計(jì)劃安排的月份,編制內(nèi)審日程計(jì)劃,在編制內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃時(shí),編制人應(yīng)與各內(nèi)審員及被審核部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)時(shí)間的安排是否合理,如有問題,及時(shí)調(diào)整計(jì)劃。
 
審核實(shí)施計(jì)劃應(yīng)包括以下內(nèi)容:
 
a) 內(nèi)審的目的、范圍、起止日期;
 
b) 依據(jù)的文件;
 
c) 本次審核的主要內(nèi)容和時(shí)間安排;
 
d) 內(nèi)審員分工。
 
 
四、編制內(nèi)審檢查表
 
審核前內(nèi)審員應(yīng)根據(jù)分工編制檢查表,檢查表要求:
 
a) 應(yīng)突出審核區(qū)域的主要職能,選擇典型關(guān)鍵的質(zhì)量問題應(yīng)覆蓋質(zhì)量管理方面的全部職能,包括本公司客戶的一些特殊要求;
 
b) 使用一段時(shí)間后形成相對(duì)穩(wěn)定內(nèi)容,作為標(biāo)準(zhǔn)檢查表,為以后內(nèi)審提供參考
 
 
五、通知內(nèi)審
 
內(nèi)審前至少提前一周通知受審部門,內(nèi)審實(shí)施計(jì)劃應(yīng)得到受審核部門負(fù)責(zé)人的確認(rèn)。
 
 
六、首次會(huì)議
 
現(xiàn)場(chǎng)審核前應(yīng)召開首次會(huì)議,由審核組全員和受審部門負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員參加,會(huì)議由內(nèi)審組長主持,與會(huì)人員應(yīng)簽到,會(huì)議時(shí)間以不超過半小時(shí)為宜。
 
  
 
首次會(huì)議召開的主要內(nèi)容:
 
a) 向受審核部門介紹審核組成員分工;
 
b) 聲明審核范圍、目的和依據(jù);
 
c) 簡要介紹實(shí)施審核所采用的方法和程序;
 
d) 在審核組和受審核部門之間建立聯(lián)系;
 
e) 宣讀審核計(jì)劃,澄清審核計(jì)劃中不明確的內(nèi)容。
 
 
七、現(xiàn)場(chǎng)審核
 
現(xiàn)場(chǎng)審核是使用抽樣檢查的方法尋找客觀證據(jù)的過程。在這個(gè)過程中,審核員的個(gè)人素 質(zhì)和審核策略、技巧可以得到充分的發(fā)揮。一個(gè)稱職的審核員會(huì)在輕松自如并使受審核方口服心服的情況下,完成審核任務(wù)。
 
  
 
1、現(xiàn)場(chǎng)審核的原則
 
(1)堅(jiān)持以“客觀證據(jù)”為依據(jù)的原則
 
 這是最為基本、主要的原則。沒有客觀證據(jù)而獲取的任何信息都不能作為不合格項(xiàng)判斷的依據(jù);客觀證據(jù)不足或未經(jīng)驗(yàn)證也不能作為判斷不合格項(xiàng)的證據(jù)。
 
(2)堅(jiān)持獨(dú)立、公正的原則
 
審核判斷時(shí)應(yīng)堅(jiān)決排除其他干擾因素,包括來自受審核方的、審核員感情上的等等影響判斷獨(dú)立、公正的因素,自始至終維護(hù)、保持審核判斷的獨(dú)立性和公正性,不能因情面或畏懼而私自消化不合格項(xiàng)。
 
(3)堅(jiān)持“三要三不要”原則
 
即:要講客觀證據(jù),不要憑感情、憑感覺、憑印象用事;要追溯到實(shí)際做得怎樣,不要停留在文件、嘴巴(回答)上面;要按審核計(jì)劃如期進(jìn)行,不要“不查出問題非好漢”。當(dāng)按抽樣方案審核后無不合格項(xiàng)時(shí),就應(yīng)采取“無罪推定”的原則,轉(zhuǎn)到下一個(gè)審核項(xiàng)目上去。
 
  
 
2、客觀證據(jù)的收集
 
收集到的客觀證據(jù)形式有
 
①存在的客觀事實(shí);
 
②被訪問人員關(guān)于本職范圍內(nèi)工作的陳述;
 
③現(xiàn)有的文件、記錄等。
 
  
 
3、現(xiàn)場(chǎng)審核記錄
 
在提問、驗(yàn)證、觀察中,審核員應(yīng)作好記錄,記下審核中聽到、看到的有用的真實(shí)信息,這些記錄是審核員提出報(bào)告的真憑實(shí)據(jù)。
 
  
 
4、審核發(fā)現(xiàn)
 
對(duì)所收集到的客觀證據(jù)應(yīng)進(jìn)行整理、分析、篩選,在此基礎(chǔ)上得出審核證據(jù)與審核發(fā)現(xiàn) 。
 
當(dāng)發(fā)現(xiàn)不合格項(xiàng)時(shí),應(yīng)與受審核方的代表就不合格項(xiàng)進(jìn)行確認(rèn),雙方應(yīng)力求解決有關(guān)事實(shí)存在的意見分歧,未能達(dá)成一致的意見應(yīng)予以記錄。
 
  
 
5、現(xiàn)場(chǎng)審核策略及應(yīng)用
 
(1)問題溯源審核策略及選用
 
問題溯源審核策略是針對(duì)某個(gè)問題進(jìn)行原因追查的審核方法。在審核時(shí)發(fā)現(xiàn)各種各樣問題,為使判斷正確、深刻,應(yīng)分析、追溯產(chǎn)生問題的本質(zhì)原因。在審核數(shù)據(jù)分析、顧客投訴、設(shè)計(jì)和開發(fā)更改的控制、不合格品、糾正和預(yù)防措施等時(shí)可采用該策略。運(yùn)用該策略時(shí),關(guān)鍵是要透過現(xiàn)象看本質(zhì),保持預(yù)防、改進(jìn)的銳利目光。
 
(2)概括切入審核策略及選用
 
概括切入審核策略是從了解審核項(xiàng)目基本情況、事實(shí)、數(shù)據(jù)入手,有目的、有重點(diǎn)地步步縮小范圍、深入具體的審核方法。
 
(3)順藤摸瓜審核策略及選用
 
順藤摸瓜審核策略是以問題線索為主導(dǎo)深入追查或核實(shí)的審核方法。審核員應(yīng)具有職業(yè)敏感 性,在審核中善于發(fā)現(xiàn)、捕捉問題線索。有時(shí)問題線索會(huì)超出檢查表范圍,但若是與標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)的重大問題線索,不妨變更計(jì)劃,緊追不舍。在審核不合格品控制、顧客投訴、退貨、顧客滿意等時(shí)往往需要運(yùn)用該策略。
 
  
 
6、現(xiàn)場(chǎng)審核的基本技巧
 
審核過程實(shí)際上是一個(gè)溝通過程,而且是一個(gè)正式的雙向溝通過程。掌握溝通技巧,是 對(duì)審核員的基本要求。充分、流暢的溝通是審核成功的關(guān)鍵之一。
 
(1)面談技巧
 
一次成功的面談,有利于建立融洽關(guān)系,消除心理障礙;有助于爭取受審核方人員的合作,有助于查明情況,獲取需要的客觀證據(jù)。
 
①在面談時(shí)審核員應(yīng)掌握的技巧有:
 
a.得當(dāng)?shù)奶釂枺?/div>
 
b.要少說,要多聽;
 
c.保持融洽的關(guān)系;
 
d.選擇適當(dāng)?shù)拿嬲剬?duì)象。
 
(2)提問技巧
 
提問是審核中運(yùn)用最多、最基本的方法。采用正確的提問方式提問,這是審核員基本的 溝通技巧。
 
提問按回答結(jié)果分成三類:
 
a.開放式提問。以能得到較廣泛的回答為目的的提問方式。“怎么樣?”“什么?” 這樣的問式為開放式提問;
 
b.封閉式提問。可以用“是”、“不是”或一兩個(gè)字就能回答的提問方式。審核員 除必要時(shí)應(yīng)盡量少用封閉式提問。封閉式提問往往會(huì)使面談對(duì)象情緒緊張,有些問題也很難回答,實(shí)際中的許多情況是不能用“是”或“不是”來定論的;
 
c.思考式提問。可圍繞問題展開討論以便獲得更多的信息的提問方式。問式常有:“為什么?請(qǐng)告訴我……”
 
總之提問方式有許多種,不管哪種方式,重要的是審核員的提問必須觀點(diǎn)和目的明確,時(shí)機(jī)適當(dāng);必須表述準(zhǔn)確、清楚、層次分明,依次遞進(jìn),一個(gè)老練的審核員的提問方式常常在表面看來是隨機(jī)的,但他總是能在當(dāng)時(shí)場(chǎng)景中找到最適當(dāng)?shù)?提問方式,并得到理想的答案。
 
  
 
7、不合格項(xiàng)的判斷技巧
 
現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí),審核員要經(jīng)常及時(shí)地對(duì)所收集到的客觀證據(jù)和形成的審核發(fā)現(xiàn)進(jìn)行符合性 判斷。如何正確判斷,除深刻理解標(biāo)準(zhǔn)要求外,還需掌握一些技巧。
 
(1)能細(xì)則細(xì),不能細(xì)則粗;對(duì)上的則細(xì),對(duì)不上的則粗原則。
 
(2)最貼近原則
 
在標(biāo)準(zhǔn)中找不到完全能“對(duì)號(hào)入座”條款時(shí)就判最為接近的條款。
 
(3)最有效原則
 
當(dāng)存在多種判斷時(shí)按最有利改進(jìn)或改進(jìn)最易見效的條款處判。
 
(4)最關(guān)鍵原則
 
當(dāng)同時(shí)存在多個(gè)問題時(shí),應(yīng)尋找關(guān)鍵詞或關(guān)鍵客觀證據(jù)或關(guān)鍵問題進(jìn)行判斷。
 
(5)最密切聯(lián)系原則
 
有些問題應(yīng)透過現(xiàn)象看本質(zhì),應(yīng)從與問題的產(chǎn)生有最緊密關(guān)系的原因處判。
 
(6)合并同類項(xiàng)原則
 
相同的輕微不合格項(xiàng)可采取合并同類項(xiàng)的方法,如文件控制中一些標(biāo)識(shí)等。
 
(7)具體分析審核對(duì)象,切忌望文生義。
 
 
 
8、一些典型情況的應(yīng)對(duì)技巧
 
(1)“沒問題”型
 
這種人試圖使審核員產(chǎn)生“優(yōu)秀”的看法,只給你看好的一面,對(duì)差的地方搪塞了事。
 
應(yīng)對(duì)技巧是:堅(jiān)持全面審核,聽好的,也要聽差的,看好的,也要看差的。
 
(2)“抵觸”型
 
不歡迎任何批評(píng),輕視審核員的意見,不與審核員合作。
 
應(yīng)對(duì)技巧是:保持冷靜,堅(jiān)持審核,對(duì)查到的問題作清楚耐心的說明。
 
(3)“掩蓋”型
 
盡可能少說話、少回答問題,即便回答問題也兜個(gè)圈子,力圖使審核員少了解真實(shí)情況 。
 
應(yīng)對(duì)技巧是:耐心、容忍、靈敏變換問法,直至達(dá)到目的。
 
(4)“一問三不知”型
 
對(duì)所提的問題以情況不熟悉為由不作回答。
 
應(yīng)對(duì)技巧是:請(qǐng)示受審核方領(lǐng)導(dǎo)另派熟悉情況的人陪同或介紹情況。
 
(5)“高談闊論”型
 
對(duì)審核員提出的問題旁征博引,高談闊論,與你進(jìn)行理論探討,想利用專業(yè)方面的優(yōu)勢(shì)震懾住審核員,減緩審核進(jìn)度。
 
應(yīng)對(duì)技巧是:及時(shí)插入最實(shí)際的問題,不與其辯論理論問題或技術(shù)問題。
 
(6)“辦不到”型
 
當(dāng)審核員提出問題時(shí),以實(shí)際行不通、做不到、沒必要、太繁瑣等為理由向你解釋,不肯承認(rèn)問題。
 
應(yīng)對(duì)技巧是:清楚、耐心地說明這是標(biāo)準(zhǔn)的要求,審核是標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)際核對(duì)的過程。
 
(7)“辯解”型
 
對(duì)被查到的不合格項(xiàng)千方百計(jì)辯解,尋找開脫理由。
 
應(yīng)對(duì)技巧是:可以重新核查,堅(jiān)持以事實(shí)為依據(jù)。全面覆蓋。
 
(8)“主動(dòng)暴露”型
 
向?qū)徍藛T主動(dòng)介紹存在問題,并推卸責(zé)任。
 
應(yīng)對(duì)技巧是:先核實(shí)其所介紹的問題,但應(yīng)謹(jǐn)慎,不可介入受審核方的人際矛盾。
 
(9)“求饒”型
 
承認(rèn)審核員查到的問題,但要求審核員高抬貴手,不要判不合格項(xiàng),并表示立即糾正。
 
應(yīng)對(duì)技巧是:應(yīng)堅(jiān)持原則,但對(duì)受審核方可表示同情,持理解的態(tài)度,對(duì)確能立即糾正 的輕微不合格項(xiàng)降為觀察項(xiàng)或待其糾正確認(rèn)后可不判。
 
(10)“故意拖延”型
 
千方百計(jì)轉(zhuǎn)移審核員審核目標(biāo)、精力和時(shí)間,你讓他取資料,他遲遲不提供;你讓他介紹, 他給你海闊天空吹一通;陪同人員口才特別好,總愛主動(dòng)介紹情況或經(jīng)常用ISO9001標(biāo)準(zhǔn)解 釋有關(guān)問題或經(jīng)常溜號(hào),要尋找才來等。
 
應(yīng)對(duì)技巧是:盡量避免做不相干的事,周密計(jì)劃,保持審核目標(biāo)明確,要主動(dòng)客氣地打 斷不相干的介紹,催促受審核方提交資料,不與人討論問題等。
 
(11)“熱情過度”型
 
審核員非?蜌鉄崆椋莶、遞煙、供水果等,以此淡化審核氣氛。
 
應(yīng)對(duì)技巧是:審核時(shí)盡量少應(yīng)酬,通常不吃水果之類的食物,客氣但嚴(yán)肅。
 
  
 
9、現(xiàn)場(chǎng)審核的控制
 
(1)忠于審核目的
 
質(zhì)量審核從策劃開始到提交審核報(bào)告結(jié)束,自始至終應(yīng)忠于審核目的,特別在現(xiàn)場(chǎng)審核時(shí),會(huì)有各種干擾,稍不注意就會(huì)使審核偏離原定軌道。審核組長在組織審核過程中,應(yīng)隨時(shí)掌握動(dòng)態(tài),把握方向,認(rèn)準(zhǔn)目標(biāo),發(fā)現(xiàn)偏離及時(shí)協(xié)調(diào)、調(diào)整。
 
(2)審核進(jìn)度的控制
 
審核工作應(yīng)按照預(yù)定的時(shí)間完成,如果出現(xiàn)了不能按預(yù)定計(jì)劃時(shí)間完成的情況,審核組 長應(yīng) 及時(shí)作出調(diào)整,通過調(diào)整力量或適當(dāng)減少審核內(nèi)容等辦法使審核工作按預(yù)定的計(jì)劃進(jìn)行下去。對(duì)需追蹤的重要線索可由組長決定延長審核時(shí)間直至得到可信的檢查結(jié)果。
 
(3)審核范圍的控制
 
從內(nèi)部審核的目的出發(fā),審核中常有擴(kuò)大審核范圍的情況出現(xiàn),當(dāng)要改變審核范圍時(shí)應(yīng) 征得審核組長的同意,必要時(shí)審核員有權(quán)擴(kuò)大抽樣范圍和抽樣數(shù)量。
 
 
 
10、不合格報(bào)告
 
不合格項(xiàng)的含義
 
審核所述的不合格項(xiàng)是指“未滿足規(guī)定的要求”。這里的規(guī)定要求主要有:
 
(1)標(biāo)準(zhǔn)要求(如ISO9001標(biāo)準(zhǔn)要求)。
 
(2)文件規(guī)定(包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、質(zhì)量記錄和質(zhì)量計(jì)劃或技術(shù)性文件和管理性文件)。
 
(3)合同規(guī)定(與顧客簽訂的銷售合同,與供方簽訂的采購合同等)。
 
(4)社會(huì)要求(包括法律、法規(guī)、法令、條例、規(guī)章規(guī)則以及環(huán)境保護(hù)、健康 安全、能源和自然資源的保護(hù)等應(yīng)承擔(dān)的義務(wù))。
 
(5)其他規(guī)定,如最高管理者的要求,常識(shí)性要求(不一定形成文件)。
 
(6)顧客投訴。
 
不合格項(xiàng)的判定以ISO9001:2015標(biāo)準(zhǔn)明示的要求和顧客的投訴為依據(jù),對(duì)隱含要求的不合格項(xiàng)可以觀察形式表述或在審核報(bào)告中適當(dāng)描述
 
 
 
11、確定不合格項(xiàng)原則
 
以客觀證據(jù)為依據(jù)的原則
 
凡依據(jù)不足的不能判為不合格項(xiàng)。對(duì)那些受審核方有意見分歧的不合格項(xiàng),可通過協(xié)商或重新審核來決定。
 
 
 
12、不合格項(xiàng)的分級(jí)與評(píng)定
 
內(nèi)部質(zhì)量管理體系內(nèi)部審核可按嚴(yán)重性分成嚴(yán)重不合格、一般不合格、輕微不合格、觀察項(xiàng)四級(jí):
 
(1)嚴(yán)重不合格項(xiàng)
 
嚴(yán)重不合格通常是指系統(tǒng)性失效或缺陷。主要判斷標(biāo)準(zhǔn)有:
 
、儋|(zhì)量管理體系與約定的質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)或文件的要求嚴(yán)重不符。如關(guān)鍵的控制程序沒有得到貫徹,缺少標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的要求等。
 
②造成系統(tǒng)性失效的不合格(可能需要由多個(gè)一般不合格去說明)。如在用測(cè)量監(jiān)控設(shè)備大部分未按周期進(jìn)行校準(zhǔn)(檢定),不合格品的處置大部分未按規(guī)定要求進(jìn)行評(píng)審和記錄等。
 
 ③造成區(qū)域性失效的不合格(可能需要由多個(gè)一般不合格去說明)。如某組織質(zhì)量管 理體系未 覆蓋到應(yīng)實(shí)施的某組織單元或該組織單元根本未按標(biāo)準(zhǔn)要求組織實(shí)施,質(zhì)量管理體系覆蓋的所有的產(chǎn)品中有某個(gè)產(chǎn)品未按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行質(zhì)量控制等。
 
、芸稍斐蓢(yán)重后果的不合格項(xiàng)。如壓力容器的焊接達(dá)不到規(guī)定要求,家用電器沒有進(jìn)行絕緣、耐壓試驗(yàn),按錯(cuò)誤的圖紙進(jìn)行加工等,這些都直接危及到產(chǎn)品、人身安全,或會(huì)給組織帶來重大經(jīng)濟(jì)損失,嚴(yán)重?fù)p害組織聲譽(yù)。
 
、葸`反法律、法規(guī)的不合格項(xiàng)。
 
(2)一般不合格項(xiàng)
 
 一般不合格項(xiàng)判斷標(biāo)準(zhǔn):
 
、俨皇桥既坏模黠@不符合文件要求的不合格項(xiàng)。如有部分采購合同未進(jìn)行評(píng)審,檢驗(yàn)員職責(zé)不明確。
 
 ②直接影響產(chǎn)品質(zhì)量的不合格項(xiàng)。如幾臺(tái)檢測(cè)設(shè)備超過校準(zhǔn)周期,未按規(guī)定進(jìn)行首檢自檢。
 
、墼斐少|(zhì)量活動(dòng)失效的不合格項(xiàng)。如質(zhì)量控制點(diǎn)沒有針對(duì)關(guān)鍵質(zhì)量特性或工序支配因素進(jìn)行控制等。
 
。3)輕微不合格項(xiàng)
 
輕微不合格項(xiàng)是指孤立的、偶發(fā)性的、并對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量無直接影響的問題。如卷宗里有一 張圖 張或一份文件的版次不是最新的,某一份文件沒有標(biāo)明日期,用詞不準(zhǔn)確,簽字不符合要求等。
 
(4)觀察項(xiàng)
 
對(duì)不合格項(xiàng)進(jìn)行分級(jí),在有些情況下會(huì)成為一件困難的事情,因?yàn)槠浣缇很難準(zhǔn)確劃定。這種區(qū)分往往取決于審核組長和審核員的經(jīng)驗(yàn)和技巧。有時(shí)候會(huì)出現(xiàn)一種類似不合格項(xiàng)的報(bào)告稱為“觀察項(xiàng)”。出現(xiàn)“觀察項(xiàng)”的情況主要有:
 
①證據(jù)稍不足,但存在問題,需提醒的事項(xiàng)。
 
②已發(fā)現(xiàn)問題,但尚不能構(gòu)成不合格,如發(fā)展下去就有可能構(gòu)成為不合格的事項(xiàng)。
 
③其他需提醒注意的事項(xiàng)。
 
觀察項(xiàng)報(bào)告不屬于不合格報(bào)告,也不列入最后的審核報(bào)告中去。“觀察項(xiàng)”的設(shè)置無疑 為審 核方和受審核方各準(zhǔn)備了一個(gè)臺(tái)階,對(duì)于緩解審核氣氛會(huì)帶來好處。使用得法,對(duì)內(nèi)審有積極意義。
 
  
 
13、不合格項(xiàng)報(bào)告的內(nèi)容
 
不合格項(xiàng)報(bào)告的內(nèi)容,可包括:受審核方名稱,審核員,陪同人員,日期,不合格現(xiàn)象的描述(應(yīng)指出不合格、缺陷的客觀事實(shí)),不合格現(xiàn)象結(jié)論(違反標(biāo)準(zhǔn)、文件的條文),不合格項(xiàng)性質(zhì)(按嚴(yán)重程度),受審核方的確認(rèn),糾正措施及完成時(shí)間,采取糾正措施后的驗(yàn)證 記錄等。不合格項(xiàng)報(bào)告三要素是:不合格現(xiàn)象的描述,不合格現(xiàn)象結(jié)論和不合格項(xiàng)性質(zhì),這是任一不合格項(xiàng)報(bào)告不可缺少的。
 
不合格現(xiàn)象的描述應(yīng)嚴(yán)格引用客觀證據(jù),并可追溯。例如觀察到的事實(shí)、地點(diǎn)、當(dāng)事人 、涉及到的文件號(hào)、產(chǎn)品批號(hào),有關(guān)文件內(nèi)容,有關(guān)人員的陳述等。描述應(yīng)盡量簡單明了,事實(shí)確鑿,直筆表述,不加修飾。
 
不合格現(xiàn)象的結(jié)論主要是指所描述的現(xiàn)象違反了約定文件(質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量管 理體系文件、合同等)的哪條規(guī)定。
 
 
八、末次會(huì)議
 
現(xiàn)場(chǎng)審核結(jié)束后應(yīng)召開末次會(huì)議,內(nèi)審組長主持,審核組全員和受審核部門相關(guān)人員參加并簽到。
 
  
 
末次會(huì)議的主要內(nèi)容:
 
a) 重申審核范圍、目的和依據(jù);
 
b) 審核說明;
 
c) 宣讀不合格項(xiàng)報(bào)告;
 
d) 提出糾正措施要求;
 
e) 宣讀審核意見,說明審核報(bào)告發(fā)布時(shí)間、方式及其它后續(xù)要求;
 
f) 審核總結(jié)。
 
  
 
末次會(huì)議應(yīng)有記錄,并保存。
 
 
九、內(nèi)審報(bào)告
 
末次會(huì)議結(jié)束一周左右,內(nèi)審組長應(yīng)對(duì)本次審核的不合格報(bào)告進(jìn)行匯總、分析,制訂《不合格項(xiàng)分布表》,并最高管理者提交《內(nèi)部審核報(bào)告》。
 
不合格項(xiàng)報(bào)告作為附件,分發(fā)給各相關(guān)部門。
 
 
十、跟蹤審核
 
核對(duì)糾正防措施情況進(jìn)行跟蹤,驗(yàn)證,并及時(shí)向最高管理者反映跟蹤、驗(yàn)證狀況。并在緊接著的下一次審核時(shí) ,對(duì)實(shí)施的實(shí)施情況及效果進(jìn)行復(fù)查評(píng)價(jià),寫入報(bào)告,實(shí)現(xiàn)審核閉環(huán)管理以推動(dòng)連續(xù)的質(zhì)量改進(jìn)。在任何組織中從審核得到的真正益處最終來自“自身”的審核。
 
內(nèi)審過程中產(chǎn)生的記錄應(yīng)予以保存。
編輯:foodqm

 
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