文件控制是ISO9001——2000標(biāo)準(zhǔn)明確規(guī)定的一個控制過程，每個組織要真正建立并實(shí)施質(zhì)量管理體系，就必須按ISO9001標(biāo)準(zhǔn)要求制訂相關(guān)的體系文件，并且在申請認(rèn)證機(jī)構(gòu)對體系進(jìn)行現(xiàn)場審核前，就要先向認(rèn)證機(jī)構(gòu)提供本組織體系文件，讓其進(jìn)行文件審核，由于門類眾多的行業(yè)組織特點(diǎn)不盡相同，此時的文件審核，只能對照標(biāo)準(zhǔn)要求來評價體系文件的合理性，而真正具體到某個組織的自身行業(yè)特點(diǎn)，文件是否符合本組織實(shí)際需要，就需要組織自己結(jié)合本組織實(shí)際特點(diǎn)，管理方式與方法，管理機(jī)構(gòu)的設(shè)置分工等來進(jìn)行文件符合性審核評價，評審文件能否在質(zhì)量管理體系運(yùn)行中發(fā)揮其指導(dǎo)作用；另外，隨著企業(yè)管理的不斷創(chuàng)新變化和體系自身的持續(xù)改進(jìn)，質(zhì)量手冊等體系文件也不能長時間不變，要想體系文件適應(yīng)新的變化，這就勢必對體系文件開展經(jīng)常性的符合性審核，達(dá)到常改常新，與企業(yè)的管理實(shí)際保持一致，否則文件就脫離實(shí)際，出現(xiàn)兩層皮現(xiàn)象。

    在質(zhì)量管理體系日常運(yùn)行中，內(nèi)部審核、管理評審質(zhì)量策劃實(shí)施檢查，不合格關(guān)閉，糾正和預(yù)防措施實(shí)施過程中，質(zhì)量管理體系文件的缺陷最容易被發(fā)現(xiàn)，文件管理部門應(yīng)及時召集有關(guān)人員對發(fā)現(xiàn)的缺陷進(jìn)行研究分析，以決定文件是否變更修訂和修訂內(nèi)容條款，使文件的符合性逐步提高，在保持體系持續(xù)改進(jìn)的同時，達(dá)到文件自身持續(xù)改進(jìn)的目的。

    我們公司開展這一工作的做法是：文件管理部門是公司標(biāo)準(zhǔn)化辦公室，該辦公室負(fù)責(zé)起草制定公司各類管理標(biāo)準(zhǔn)及文件、工作標(biāo)準(zhǔn)等，審核技術(shù)部門起草編制的各類技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等，負(fù)責(zé)召開文件評審會、會議對不適應(yīng)文件條款進(jìn)行討論分析，決定是否修訂，對新文件（試行一定時間后）試行情況總結(jié)。決定是否報總經(jīng)理批準(zhǔn)正式實(shí)施，對會議通過的文件填寫《文件符合性審核報告》，由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)發(fā)布實(shí)施。2004年4月，公司新上的6000噸乳化炸藥連續(xù)自動生產(chǎn)線項(xiàng)目設(shè)備安裝調(diào)試完畢，進(jìn)入試生產(chǎn)階段，該產(chǎn)品技術(shù)文件，工藝規(guī)程、操作規(guī)程，作業(yè)指導(dǎo)書等均為參照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)及技術(shù)轉(zhuǎn)讓方提供的技術(shù)資料編制而成，指導(dǎo)試生產(chǎn)、試產(chǎn)過程中不斷總結(jié)客觀規(guī)律，總結(jié)分析各類數(shù)據(jù)，形成記錄，根據(jù)試行情況，多次召開專門會議，對所有涉及乳化炸藥生產(chǎn)的過程控制文件、技術(shù)文件工藝規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書等全面分析、討論、審核、評價，對有關(guān)缺陷及時修訂，最終形成了文件符合性審核報告，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)正式頒布實(shí)施，到目前為止，該生產(chǎn)線各類文件獲得了安全性評價驗(yàn)收，安全標(biāo)志審核驗(yàn)收專家組的肯定，保證了所有文件符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和本企業(yè)管理、過程控制的實(shí)際需要。達(dá)到了制定文件的初衷。

    經(jīng)過幾年的實(shí)踐我們認(rèn)為，體系文件的建立并不難，關(guān)鍵是文件能否真正發(fā)揮應(yīng)有的作用，是否符合企業(yè)管理的實(shí)際，而真正作到這一點(diǎn)，就必須開展經(jīng)常性的文件符合性評價審核，及時發(fā)現(xiàn)和糾正文件的不適應(yīng)，促進(jìn)文件自身的持續(xù)改進(jìn)，使其達(dá)到一個動態(tài)的管理狀態(tài)，緊緊保持與企業(yè)管理的相一致。