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ISO9001質(zhì)量管理體系對(duì)文件的控制

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2011-10-20  來(lái)源:譽(yù)杰管理咨詢(xún)
核心提示:質(zhì)量管理體系文件,包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文 件、質(zhì)量計(jì)劃、作業(yè)文件、質(zhì)量記錄。技術(shù)文件,包括產(chǎn)品圖樣、采購(gòu)規(guī)范、工藝文件、檢驗(yàn)規(guī)程、可靠性規(guī)范、產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)等。外 來(lái)文件,包括法規(guī)文件、標(biāo)準(zhǔn)、供方的有關(guān)文件(如企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)范)顧客提供的圖樣和工程規(guī)范等。

在文件的控制當(dāng)中,與質(zhì)量管理有關(guān)的文件有:質(zhì)量管理體系文件 、技術(shù)文件、外來(lái)文件。

        質(zhì)量管理體系文件,包括質(zhì)量手冊(cè)、程序文 件、質(zhì)量計(jì)劃、作業(yè)文件、質(zhì)量記錄。技術(shù)文件,包括產(chǎn)品圖樣、采購(gòu)規(guī)范、工藝文件、檢驗(yàn)規(guī)程、可靠性規(guī)范、產(chǎn)品說(shuō)明書(shū)等。外 來(lái)文件,包括法規(guī)文件、標(biāo)準(zhǔn)、供方的有關(guān)文件(如企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)范)顧客提供的圖樣和工程規(guī)范等。
 
        ISO9001標(biāo)準(zhǔn)要求:文件發(fā)布前,其適用性應(yīng)得到批準(zhǔn)。這個(gè)活動(dòng)由一個(gè)經(jīng) 授權(quán)的責(zé)任人完成即可,這更適合于小型企業(yè)和服務(wù)類(lèi)產(chǎn)品行業(yè)。對(duì)大多數(shù)企業(yè)來(lái)說(shuō),文件發(fā)布前應(yīng)得到授權(quán)人員的審核和批準(zhǔn),審 核是為了保證文件的正確性和適用性,屬于技術(shù)性、業(yè)務(wù)性活動(dòng)。批準(zhǔn)是按程序在審核中取得多數(shù)一致意見(jiàn)情況下,批準(zhǔn)頒布執(zhí)行, 屬于行政性管理行為。
 
        由此可見(jiàn),當(dāng)文件較 復(fù)雜、涉及部門(mén)多以及企業(yè)規(guī)模較大時(shí),宜將審核和批準(zhǔn)的職責(zé)分離開(kāi)來(lái),由不同的責(zé)任者完成。這樣做有利于保證文件的正確性和 適用性。
 
        對(duì)文件的一般要求:
         A.清晰、易于標(biāo)識(shí)和檢索。有效文件的標(biāo)識(shí)應(yīng)且有唯一性, 即文件編號(hào)、版次號(hào)、修改碼應(yīng)齊全。同時(shí),根據(jù)需要還可加“作廢”、“臨時(shí)”、“外來(lái)”等印 記。
        B.適當(dāng)?shù)耐鈦?lái)文件應(yīng)予以標(biāo)識(shí)和記錄。為了便于檢索,應(yīng)進(jìn)行 文件分類(lèi)并編制索引。
        C.文件形式可以是書(shū)面的,也可以是任何媒 體形式。
 
        對(duì)文件有效版本的控制,有以下4 個(gè)主要環(huán)節(jié):
        1、文件目錄。應(yīng)建立一個(gè)文件控制清,用于標(biāo)識(shí)文件 現(xiàn)行版本的狀態(tài),并可隨時(shí)得到它。文件清單就是指各類(lèi)文件目錄,這個(gè)目錄應(yīng)標(biāo)明現(xiàn)行有效版本的版次、修改碼。用某個(gè)文件與目 錄加以比較,就可鑒別出是否有效版本。如果沒(méi)有文件清單,則應(yīng)建立一個(gè)相應(yīng)的文件控制程序。
        2、文件發(fā)放。在對(duì)質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行起重要作用的各個(gè)場(chǎng)所, 均應(yīng)得到相關(guān)文件的有效版本。這就要求制定一個(gè)各類(lèi)文件的發(fā)放規(guī)定,以明確哪些部門(mén)應(yīng)該得到此類(lèi)文件。然后,應(yīng)按規(guī)定發(fā)放, 并留下發(fā)放記錄。在這方面,許多企業(yè)只注重了企業(yè)內(nèi)部的文件管理,但對(duì)相關(guān)方(如供方)所持有的文件未管理。應(yīng)當(dāng)注意文件不 宜濫發(fā),只發(fā)給“需要使用者”,而不發(fā)給“想要得到者”,這樣做不僅可節(jié)約紙張,而且能使效版本的跟蹤 管理工作量最小化。
        3、文件回收。應(yīng)從所有發(fā)放和使用文件的場(chǎng)所 ,及時(shí)撤出作廢文件。最穩(wěn)妥的辦法是將全部作廢文件收回。但這有時(shí)有些困難,工作量很大。因此,允許采用其他方式進(jìn)行控制, 只要能確保不發(fā)生識(shí)用即可。如有的企業(yè)按受OEM市場(chǎng)的訂貨,這時(shí)圖樣由需方提供,每一次都按生產(chǎn)令下達(dá)任務(wù)并附有加工圖樣。一 但該生產(chǎn)令完成,有關(guān)文件即宣告作廢,因而圖樣的管理都是一次性的。有的公司的工作場(chǎng)所和供方分布在國(guó)內(nèi)、外各地,實(shí)難做到 全部文件收回,但是要確保文件修改通知單或換版的新文件能送達(dá),在異地按到換版文件或通知單后能及時(shí)加以修訂即可。
        4、作廢文件標(biāo)識(shí)。為了適應(yīng)法律要求和積累知識(shí)所保留的任何已作 廢的文件,均應(yīng)加以標(biāo)識(shí)。無(wú)論文件是保留在檔案室、職能部門(mén)或使用者個(gè)人手中,都應(yīng)標(biāo)識(shí),加上諸如“作廢”或 “參考”等標(biāo)志。
編輯:foodqa

 
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