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撰寫不符合項報告是審核員的基本功。這項基本功打不好，寫出的不符合項報告將會誤導(dǎo)被審核組織，并被人所嗤笑，降低認(rèn)證委托方的聲譽。
此項工作對資深審核員來說，看似是小事一樁。但對實習(xí)審核員和組織的內(nèi)審員來說，卻一直是個難題。
本文按照國際慣例以及有關(guān)審核標(biāo)準(zhǔn)要求，談一下在質(zhì)量管理體系審核過程中開具不符合項報告的基本要求及對標(biāo)原則，供大家參考并提出批評意見。
一、不符合項報告編寫應(yīng)滿足的基本要點
所謂的不符合項就是指那些違背審核準(zhǔn)則的事實和證據(jù)。所謂的審核準(zhǔn)則在審核中一般包括法律法規(guī)要求、合同要求、認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)要求和組織質(zhì)量管理體系文件要求。不符合項報告包括對不符合項事實的描述、不符合理由的陳述和不符合項性質(zhì)的判定三部分內(nèi)容。
不符合項事實內(nèi)容描述的基本要求可歸納為四條：以客觀事實為依據(jù)、以審核準(zhǔn)則為準(zhǔn)繩、通過審核組內(nèi)溝通，提出有深度的問題、得到受審核方的確認(rèn)。
1、以客觀事實為依據(jù)
不符合事實必須是審核員親眼看到的、當(dāng)事人親口陳述的，以及審核員稽查受審核方的文件和記錄時查到的。這與司法機關(guān)“辦案子”有點類似。
審核員應(yīng)把不符合項報告必須辦成“鐵案”，經(jīng)得起相關(guān)方的質(zhì)詢。這件事說起來簡單，但是必須與受審核方產(chǎn)品和服務(wù)的特點相結(jié)合，才有深層次的意義。
2、以審核準(zhǔn)則為準(zhǔn)繩
所謂的“以審核準(zhǔn)則為準(zhǔn)繩”，就是必須按照法律法規(guī)要求、合同要求、認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)要求和組織質(zhì)量管理體系文件要求，檢查體系實施過程的符合性，而不能想當(dāng)然。
對于這種事實，還應(yīng)查組織的質(zhì)量管理體系文件中，有沒有不能用赤手拿印制板的要求。還有的審核員以自己的工作經(jīng)歷和自己所在企業(yè)的做法，去考評受審核方體系運行情況，開具的不符合項報告搞得受審核方莫名其妙。
再者，如果單體系質(zhì)量審核時，發(fā)現(xiàn)了涉及環(huán)境和安全的不符合項，可以給受審核方提出口頭交流，而不應(yīng)開具不符合項，因為您的審核準(zhǔn)則是質(zhì)量管理體系認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，而不是環(huán)境、安全體系認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)。
3、提出有深度的問題
所謂的“提出有深度的問題”，可以從兩個方面去理解。
一個方面是對一些偶然發(fā)生的文件簽字不全、記錄編號斷續(xù)、必要的標(biāo)識漏寫等問題，雖然是不符合項，但是或不具有普遍性，或總體上也不影響體系運行和產(chǎn)品質(zhì)量，當(dāng)面給受審核方提出，讓他們糾正就行了，不必開具不符合項報告。
另一方面是要求您應(yīng)針對表象的問題，進(jìn)行適當(dāng)?shù)淖匪�，看看問題產(chǎn)生的直接（初步）原因或普遍性。
如果多處審核場所都存在沒有標(biāo)識的問題，性質(zhì)就變成嚴(yán)重不符合項了。
4、得到受審核方的確認(rèn)
所謂的“得到受審核方的確認(rèn)”，表面上好理解。但在事實過程中就存在一些問題。
表現(xiàn)在審核員開出了不符合項報告，或者是受審核方不認(rèn)可；或者是受審核方代表雖然在報告上簽字了，但心里卻覺得委屈。
要做好這件事，最簡單的方法就是在審核現(xiàn)場發(fā)現(xiàn)不符合項后，應(yīng)當(dāng)即給受審核方的陪同人和當(dāng)事人說清楚。
必要時，也可給人家時間，讓人家拿出否定這個不符合項的證據(jù)。如果他們拿不出否定的證據(jù)，就能做到使受審核方心服口服。
二、文字描述的基本要求
不符合項事實描述中，除了以上的基本要求之外，還要在講究文字描述問題。文字描述的基本要求一般也可歸納成4條。
1、文字描述必須是確鑿的事實
經(jīng)過受審核方確認(rèn)，不會引起爭議。要做到這一點，除了滿足前面講的基本要求之外，還應(yīng)關(guān)注審核記錄問題。審核員一定要在審核現(xiàn)場及時形成記錄。俗話說：好記性不如爛筆桿。有些同仁自持記憶力強，不及時進(jìn)行記錄，現(xiàn)場審核結(jié)束后才補充記錄并寫不符合項報告，那樣很可能出錯。
2、文字記錄的事實必須有可追溯性
要達(dá)到這個目標(biāo)，就應(yīng)在不符合事實描述中關(guān)注五個關(guān)鍵詞，可稱之為“五何”，即：何時、何地、何崗位、何樣本、何種情況。
3、語言應(yīng)簡潔、清楚、問題突出
這也是個別審核員容易犯錯的地方。一張不符合項報告，光是事實描述就寫了半頁紙，讓人看不懂，或者看著頭疼。一般講，用四號字體打三行字就足夠進(jìn)行事實描述了。你不是寫論文、寫書，也不是寫“審核情景分析”，用不著長篇大論。
4、事實的描述必須與不符合理由
一是審核員必須十分熟悉審核標(biāo)準(zhǔn)的要求。受審核方必須按規(guī)定進(jìn)行檢驗，適用于對錯漏撿事件的對標(biāo)。而沒有檢驗記錄，不一定人家就沒有檢驗，要判標(biāo)準(zhǔn)的這句話，除非檢驗員承認(rèn)自己漏檢了。
二是不符合項事實描述一定要為對標(biāo)打下“鋪墊”，不能讓人感覺到描述的事實與不符合理由沒有聯(lián)系，前后不連貫
三、不符合理由的陳述
指明該事實不符合認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)的那一條哪一句話，這是不符合項報告十分重要的組成部分。
對標(biāo)的“學(xué)問”最大，對標(biāo)的準(zhǔn)確性最根本的因素是基于審核員對認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)深刻理解。
同時，按照國際通行的慣例，還有五條基本原則可供遵循。
四、不符合項性質(zhì)分為兩大類
即嚴(yán)重（major）不符合項和一般（minor）不符合項。按照國際通行的做法，嚴(yán)重不符合項主要包括以下四點
1、體系出現(xiàn)系統(tǒng)性不符合
比如，某一個過程或關(guān)鍵子過程多處重復(fù)性出現(xiàn)不符合項，或體系的關(guān)鍵績效指標(biāo)KPI（可理解為受審核方質(zhì)量目標(biāo)）未完成，也未采取積極的糾正措施等等。
2、體系運行出現(xiàn)區(qū)域性的不符合
比如，某一個部門所主管的過程均出現(xiàn)或多個過程出現(xiàn)不符合項，且未采取有效的糾正措施等等
3、對產(chǎn)品質(zhì)量具有重大影響的不符合
比如，用失準(zhǔn)的計量器具對最終產(chǎn)品進(jìn)行檢驗和試驗；產(chǎn)品的重要出廠檢驗項目沒有按規(guī)定實施檢驗和試驗就出廠；某武器裝備（如飛機）采購的重要采購產(chǎn)品未經(jīng)入廠檢驗就直接裝機，造成使用（如飛行）事故……等等。
4、存在嚴(yán)重違反法律的行為
比如，在食品中添加國家明令禁用的添加劑；鍋爐等易燃易爆產(chǎn)品未按要求送國家規(guī)定的監(jiān)測機構(gòu)監(jiān)督檢驗就放行；盜用別人的知識產(chǎn)權(quán)設(shè)計和生產(chǎn)產(chǎn)品并銷售……等等。
對于不同認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)的認(rèn)證機構(gòu)，嚴(yán)重不符合項的劃分類型可能還有一些更多的要求。其他的不符合項可以界定為一般不符合項。
審核員對不符合項性質(zhì)的劃分一般都是清楚的。但是，在實施過程中往往存在著兩種人為錯誤。
一是出于照顧情面或其他因素的考慮，將嚴(yán)重不符合項大事化小，甚至不將其納入不符合項報告范疇。
二是不良心態(tài)作祟，小事化大，把一般不符合項演化成嚴(yán)重不符合項。這些都是十分錯誤的做法，違背了審核員的行為準(zhǔn)則，應(yīng)予以糾正。
