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審核技巧-審核活動(dòng)實(shí)施過程的控制

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2023-10-13  來源:體系管理
核心提示:為了實(shí)現(xiàn)一次成功的審核,在有限的時(shí)間內(nèi)收集審核證據(jù),有效地完成審核任務(wù),在審核活動(dòng)的實(shí)施中,需對(duì)審核的全過程實(shí)施控制。對(duì)審核過程進(jìn)行控制是審核組長(zhǎng)的責(zé)任,審核組成員應(yīng)積極配合。
   為了實(shí)現(xiàn)一次成功的審核,在有限的時(shí)間內(nèi)收集審核證據(jù),有效地完成審核任務(wù),在審核活動(dòng)的實(shí)施中,需對(duì)審核的全過程實(shí)施控制。對(duì)審核過程進(jìn)行控制是審核組長(zhǎng)的責(zé)任,審核組成員應(yīng)積極配合。
 
  審核過程的控制主要包括:
 
1、審核計(jì)劃的控制
 
  審核計(jì)劃經(jīng)審核委托方、審核組、受審核方同意確認(rèn)。通常情況下,審核期間,審核組原則上應(yīng)按審核計(jì)劃確定的日程安排實(shí)施審核,對(duì)審核進(jìn)度進(jìn)行控制。特殊情況下,如出現(xiàn)原來沒有估計(jì)到的非受控因素的影響,諸如關(guān)鍵人員緊急出差、停電、停水或其他意外而導(dǎo)致生產(chǎn)或服務(wù)現(xiàn)場(chǎng)無法正常運(yùn)作等,可對(duì)計(jì)劃作適當(dāng)調(diào)整。計(jì)劃調(diào)整后應(yīng)與審核組成員及受審核方及時(shí)溝通。但應(yīng)注意不要任意脫離計(jì)劃實(shí)施審核。
 
  保證按計(jì)劃實(shí)施審核的關(guān)鍵,是要掌握好對(duì)每個(gè)部門或過程的審核節(jié)奏。審核員要注意控制審核時(shí)間,不要偏離審核線索。在現(xiàn)場(chǎng)審核中,充分利用檢查表是控制審核計(jì)劃實(shí)施進(jìn)度的有效方法。這需要根據(jù)在該部門審核時(shí)規(guī)定的總時(shí)間,掌握好審核該部門中每個(gè)要素所占的時(shí)間長(zhǎng)短。如果所制訂的審核計(jì)劃在實(shí)際審核中確實(shí)存在某些不周密情況,需要調(diào)整時(shí),經(jīng)過審核雙方同意后可以作必要的調(diào)整,但總的審核時(shí)間一般情況下不宜變更。
 
2、審核活動(dòng)的控制
 
  審核過程中,審核員應(yīng)依據(jù)審核計(jì)劃,按檢查表預(yù)先策劃的審核路線、方法實(shí)施審核活動(dòng),應(yīng)注意控制審核進(jìn)度及以下幾個(gè)方面:
 
 。1) 明確總體、合理抽樣。
 
  審核的最基本的方法是抽樣,但抽樣帶有風(fēng)險(xiǎn)性,故需科學(xué)合理抽樣。審核員在編制檢查表時(shí)就應(yīng)明確審核的對(duì)象和抽樣的總體,并對(duì)擬抽取的樣本進(jìn)行策劃。
 
  在現(xiàn)場(chǎng)審核中,審核員應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況明確總體、隨機(jī)抽樣,確保抽取樣本的合理性、代表性,以獲得審核所需的審核證據(jù)。當(dāng)有線索表明受審核方管理體系存在異常情況時(shí),應(yīng)追蹤審核。
 
 。2) 辨識(shí)關(guān)鍵過程注重有效性證據(jù)。
 
  審核員應(yīng)通過審核準(zhǔn)備和查閱文件、觀察和調(diào)查,并借助審核組內(nèi)技術(shù)專家或?qū)I(yè)審核員的指導(dǎo),辨別影響體系運(yùn)行有效性的關(guān)鍵崗位和主要問題,評(píng)定影響過程的主要因素。
 
  在現(xiàn)場(chǎng)審核過程中,審核員應(yīng)始終保持對(duì)審核信息的敏感性,關(guān)注過程控制的結(jié)果及過程的有效性,注重對(duì)有效性證據(jù)的收集。
 
  (3) 注意相關(guān)影響。
 
  審核過程中往往需要進(jìn)行分組審核。通常每一位審核員所接觸的只是受審核方管理體系、過程或產(chǎn)品的一部分,因此,每位審核員須注意各過程、活動(dòng)之間的相互作用、影響、因果關(guān)系及共性問題等,對(duì)所收集的信息進(jìn)行綜合分析,應(yīng)注意審核組內(nèi)各小組之間的信息傳遞與溝通。
 
 。4) 審核客觀性控制。
 
  由于行業(yè)和活動(dòng)特點(diǎn)的不同,不同的組織、不同的產(chǎn)品類別對(duì)管理體系各項(xiàng)活動(dòng)的控制方法是不一樣的。審核組長(zhǎng)應(yīng)提醒審核組員時(shí)刻保持客觀態(tài)度,不要把主觀猜測(cè)和腌斷作為審核證據(jù)。
 
  在審核過程中,應(yīng)以標(biāo)準(zhǔn)、適用的法律法規(guī)、管理體系文件化信息和其他要求等作為審核準(zhǔn)則,避免以自己的想法和經(jīng)驗(yàn)作為審核準(zhǔn)則,將自己的想法強(qiáng)加給受審核方,主觀武斷和形式主義,保持審核的公正性和客觀性。審核員應(yīng)重視控制效果,避免主觀武斷、形式主義。
 
 。5) 審核氣氛的控制。
 
  審核過程中營(yíng)造良好的氣氛十分重要。這是審核組全體成員的職責(zé)。
 
  在審核過程中, 審核員應(yīng)尊重受審核方,始終保持耐心和禮貌,不介入受審核方的內(nèi)部矛盾,正確對(duì)待受審核方的各種態(tài)度,營(yíng)造良好的審核氣氛, 使審核在融洽、坦誠(chéng)、和諧的氛圍中進(jìn)行,保持審核的客觀性和公正性。
 
 。6) 審核規(guī)范紀(jì)律的控制。
 
  審核任務(wù)由審核組全體成員共同完成。審核組成員之間應(yīng)具有團(tuán)結(jié)協(xié)作的工作作風(fēng),及時(shí)交流和溝通,相互配合和支持,以順利實(shí)現(xiàn)審核目標(biāo)。
 
  審核員在審核過程中應(yīng)遵守行為準(zhǔn)則規(guī)范,如守時(shí)、禮貌、公正、保密等。審核組長(zhǎng)應(yīng)時(shí)刻注意控制審核工作的進(jìn)展情況,關(guān)注審核員的表現(xiàn),一旦發(fā)現(xiàn)有違反審核紀(jì)律或不利于審核正常進(jìn)行的言行應(yīng)及時(shí)提醒改正,對(duì)審核中不應(yīng)該出現(xiàn)的緊張氣氛或過千潦草等情況,應(yīng)及時(shí)采取適當(dāng)?shù)拇胧┻M(jìn)行糾正。
 
3、審核結(jié)果的控制
 
  審核應(yīng)以可追溯的客觀事實(shí)為基礎(chǔ),以審核準(zhǔn)則為依據(jù),應(yīng)在規(guī)定的審核領(lǐng)域、范圍內(nèi)從事審核;
 
  對(duì)所發(fā)現(xiàn)的不符合,應(yīng)以客觀事實(shí)作依據(jù),并得到受審核方理解、確認(rèn);
 
  審核組長(zhǎng)對(duì)審核的全過程予以控制,對(duì)審核發(fā)現(xiàn)、審核結(jié)論應(yīng)在審核組內(nèi)部充分論,達(dá)成共識(shí),作出公正、客觀的結(jié)論。
編輯:foodqm

 
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