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管理體系內(nèi)審員成長(zhǎng)攻略,一次性講清楚!

放大字體  縮小字體 發(fā)布日期:2024-03-08  來源:ISO充電寶
核心提示:內(nèi)部審核,是管理體系自我改進(jìn)的重要手段,審核過程等內(nèi)容,我們后面文章慢慢展開說,今天先分享一下內(nèi)審員相關(guān)的內(nèi)容。為確保內(nèi)審質(zhì)量,提高審核水平,在內(nèi)審員選拔及能力培養(yǎng)上,需要注意以下幾點(diǎn)
   審核是為獲得客觀證據(jù)并對(duì)其進(jìn)行客觀的評(píng)價(jià),以確定滿足審核準(zhǔn)則的程度所進(jìn)行的系統(tǒng)的、獨(dú)立的并行成文件的過程。
 
  其中一方審核,也叫作內(nèi)部審核,是管理體系自我改進(jìn)的重要手段,審核過程等內(nèi)容,我們后面文章慢慢展開說,今天先分享一下內(nèi)審員相關(guān)的內(nèi)容。
 
  為確保內(nèi)審質(zhì)量,提高審核水平,在內(nèi)審員選拔及能力培養(yǎng)上,需要注意以下幾點(diǎn)
 
一、遵循原則
 
  1、“誠(chéng)實(shí)正直”原則
 
  2、“公正表達(dá)”原則
 
  3、“職業(yè)素養(yǎng)”原則
 
  4、“保密性”原則
 
  5、“基于證據(jù)的方法”原則
 
  審核的特征在于其遵循若干原則。遵循這個(gè)原則是得出相應(yīng)的和充分的審核結(jié)論的前提,也是審核員獨(dú)立工作時(shí),在相似情況下能得出相似結(jié)論的前提。
 
二、內(nèi)審員的作用
 
  1、對(duì)管理體系的運(yùn)行起到監(jiān)督作用
 
  關(guān)鍵詞:持續(xù)、監(jiān)控、改進(jìn)
 
  管理體系的運(yùn)行需要持續(xù)地進(jìn)行監(jiān)控,才能發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)解決。
 
  內(nèi)審員對(duì)體系的有效運(yùn)行起到監(jiān)督作用
 
  2、在質(zhì)量管理方面起溝通渠道和紐帶作用
 
  關(guān)鍵詞:收集、傳達(dá)、溝通
 
  內(nèi)審員在內(nèi)部審核中與各部門的員工有著廣泛的溝通和接觸,既可以收集員工對(duì)質(zhì)量管理方面的意見、要求和建議,向最高管理者反映;
 
  又可以把質(zhì)量方針、政策和意圖向員工傳達(dá)、解釋和貫徹,起到一種溝通和聯(lián)絡(luò)的作用。
 
  3、在二方、三方審核中起內(nèi)外接口作用
 
  關(guān)鍵詞:二方審核、三方審核、接口
 
  內(nèi)審員經(jīng)常會(huì)被派往組織的供方進(jìn)行第二方審核,在審核中貫徹本組織對(duì)供方的要求,同時(shí)也可以反映供方的實(shí)際情況和要求,起到接口的作用。
 
  當(dāng)外部審核員來本單位審核時(shí),內(nèi)審員常擔(dān)任聯(lián)絡(luò)員、陪同人員或者觀察員等職務(wù),從中了解對(duì)方的審核要求、審核方式和方法,向最高管理者反映,同時(shí)也可以向?qū)Ψ浇榻B本組織的實(shí)際情況,起內(nèi)外接口的作用。
 
  4、在管理體系有效實(shí)施中起帶頭作用
 
  關(guān)鍵詞:標(biāo)準(zhǔn)、手冊(cè)、程序文件
 
  內(nèi)審員一般在組織的各部門有自己的本職工作。在這些工作中,內(nèi)審員應(yīng)帶頭認(rèn)真執(zhí)行和貫徹有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、手冊(cè)和涉及自己工作的程序文件。在接受內(nèi)審員要做到虛心誠(chéng)懇、積極配合,在組織的員工中起模范帶頭作用。
 
三、內(nèi)審員需要具備什么能力?
 
  1、內(nèi)審員的個(gè)人素質(zhì)
 
  有道德:公正、可靠、誠(chéng)實(shí)和謹(jǐn)慎
 
  思想開明:愿意考慮不同意見
 
  善于交往:靈活與人交往
 
  善于觀察:主動(dòng)認(rèn)識(shí)周圍環(huán)境與活動(dòng)
 
  有感知力:能了解和理解環(huán)境
 
  適應(yīng)力強(qiáng):容易適應(yīng)不同環(huán)境
 
  堅(jiān)定不移:對(duì)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)堅(jiān)持不懈
 
  明斷:能夠根據(jù)邏輯推理和分析及時(shí) 得出結(jié)論;
 
  自立:能夠在同其他人有效交往中獨(dú) 立工作并發(fā)揮作用;
 
  堅(jiān)韌不拔:能夠負(fù)責(zé)任的以及合理的 行動(dòng);
 
  與時(shí)俱進(jìn):愿意學(xué)習(xí)并力爭(zhēng)更好的審 核結(jié)果;
 
  文化敏感:善于觀察和尊重受審核方 的文化。
 
  2、內(nèi)審員的知識(shí)和技能
 
  內(nèi)審員應(yīng)當(dāng)具有下列方面的知識(shí)和技能
 
  a.審核原則、程序和方法,審核員應(yīng)能夠:
 
  運(yùn)用審核原則、程序和方法;
 
  對(duì)工作進(jìn)行有效的策劃和組織;
 
  按商定的時(shí)間表進(jìn)行審核;
 
  優(yōu)先關(guān)注重要問題;
 
  通過有效地面談、傾聽、觀察和對(duì)文件、記錄和數(shù)據(jù)的評(píng)審來手機(jī)信息;
 
  理解并考慮專家的意見;
 
  理解審核中運(yùn)用抽樣技術(shù)的適宜性及其后果;
 
  驗(yàn)證所手機(jī)信息的相關(guān)性和準(zhǔn)確性;
 
  確認(rèn)審核證據(jù)的充分性和適宜性,以支持審核發(fā)現(xiàn)和審核結(jié)論;
 
  評(píng)定影響審核發(fā)現(xiàn)和審核結(jié)論的可靠性的因素;
 
  使用工作文件以記錄審核活動(dòng);
 
  將審核發(fā)現(xiàn)形成文件,并編制適宜的審核報(bào)告;
 
  維護(hù)信息、數(shù)據(jù)、文件和記錄的保密性和安全性;
 
  直接或通過翻譯人員,進(jìn)行口頭或書面的有效溝通;
 
  理解和審核有關(guān)的各類風(fēng)險(xiǎn)。
 
  b.管理體系和引用文件,這方面的知識(shí)和技能包括:
 
  管理體系標(biāo)準(zhǔn)、適用的程序或其他用作審核準(zhǔn)則的成文信息;
 
  管理體系在組織中的運(yùn)用;
 
  管理體系各組成部分之間的相互作用;
 
  了解引用文件的層次關(guān)系;
 
  引用文件在不同情況下的應(yīng)用;
 
  用于文件、數(shù)據(jù)和記錄的授權(quán)、安全、發(fā)放、控制的信息系統(tǒng)和技術(shù)。
 
  c.組織概況,這方面的知識(shí)和技能包括:
 
  組織的類型、規(guī)模、結(jié)構(gòu)和職能相互關(guān)系;
 
  通用的業(yè)務(wù)和管理概念;
 
  受審核方的文化和社會(huì)習(xí)俗。
 
  d.使用的法律、法規(guī)和與其領(lǐng)域相關(guān)的其他要求,這方面的知識(shí)和技能包括:
 
  國(guó)家的、區(qū)域的和地方的法律、法規(guī)、規(guī)章及其主管機(jī)構(gòu);
 
  基本的法律術(shù)語;
 
  合約及責(zé)任。
 
  3、審核組長(zhǎng)的通用知識(shí)和技能
 
  審核組長(zhǎng)還應(yīng)當(dāng)具有管理和領(lǐng)導(dǎo)審核組的知識(shí)和技能,以便審核能有效和高效地運(yùn)行,審核組長(zhǎng)應(yīng)當(dāng)能夠:
 
  平衡審核組成員的強(qiáng)項(xiàng)和弱項(xiàng);
 
  建立審核組成員間的和諧工作關(guān)系;
 
  管理審核過程;
 
  代表審核組與審核委托方和受審核方進(jìn)行溝通;
 
  引導(dǎo)審核組得出審核結(jié)論;
 
  編制和完成審核報(bào)告;
 
  4、ISO9001質(zhì)量管理體系內(nèi)審員特定專業(yè)知識(shí)和技能
 
  關(guān)鍵詞:要求、基礎(chǔ)、法律法規(guī)
 
  質(zhì)量管理體系要求、原則及其運(yùn)用;
 
  質(zhì)量管理體系和專業(yè)有關(guān)的法律法規(guī)要求,比如內(nèi)審員應(yīng)知曉法律責(zé)任、受審核方的義務(wù)、活動(dòng)和產(chǎn)品相關(guān)的服務(wù);
 
  質(zhì)量管理體系相關(guān)方的要求;
 
  質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)知識(shí),業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)的基礎(chǔ)知識(shí),特定技術(shù)領(lǐng)域的方法、技術(shù)、過程和實(shí)踐;
 
  與被審核的特定專業(yè)、業(yè)務(wù)性質(zhì)或工作場(chǎng)所有關(guān)的特定領(lǐng)域的知識(shí);
 
  與專業(yè)有關(guān)的風(fēng)險(xiǎn)管理原則、方法和技術(shù)。
 
四、內(nèi)審員管理
 
  1、怎么選拔內(nèi)審員
 
  組織應(yīng)從相關(guān)職能和層次上選擇內(nèi)審員,內(nèi)審員應(yīng)具備以下條件:
 
  具有實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn);
 
  具有質(zhì)量管理知識(shí);
 
  能力接受審核的產(chǎn)品、過程的內(nèi)容;
 
  能堅(jiān)持原則,客觀公正、忠于職守;
 
  2、內(nèi)審員培訓(xùn)要求
 
  以ISO9001質(zhì)量管理體系為例,組織應(yīng)當(dāng)對(duì)內(nèi)審員進(jìn)行培訓(xùn),以使內(nèi)審員:
 
  理解GB/T19001-2016標(biāo)準(zhǔn)的要求及其在組織中的應(yīng)用;
 
  了解組織質(zhì)量管理體系的運(yùn)行現(xiàn)狀;
 
  掌握審核所需的檢查、提問、評(píng)價(jià)和報(bào)告等方法,以策劃、組織、交流、指導(dǎo)等主持審核所需的技能;
 
  遵守內(nèi)部審核的程序和方法。
 
  3、內(nèi)審員資格有什么要求?
 
  GB/T19001標(biāo)準(zhǔn)7.2能力要求,基于適當(dāng)?shù)慕逃、培?xùn)和經(jīng)驗(yàn),組織應(yīng)確保人員是勝任的。
 
五、內(nèi)審員能力怎么保持和提高?
 
  一個(gè)組織通常至少要有兩位內(nèi)審員,他們的水平不會(huì)完全一致,有時(shí)對(duì)同一個(gè)問題,甲說不合格乙說合格。
 
  對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的解釋也不相同,這種不一致的情況發(fā)展嚴(yán)重將會(huì)影響審核的公正性和科學(xué)性,所以應(yīng)努力避免。
 
  在同步提高的前提下,求得內(nèi)審員水平一致的方法很多,典型的方法有以下幾種:
 
  1、參加培訓(xùn)班學(xué)習(xí)
 
  關(guān)鍵詞:基礎(chǔ)知識(shí)、解釋正確、縮小
 
  內(nèi)審員輪流參加專業(yè)的培訓(xùn)班,可以讓內(nèi)審員獲得關(guān)于質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)和審核方面的基礎(chǔ)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)。
 
  因?yàn)檎J(rèn)證培訓(xùn)部門的教程和師資都有一定條件和水平的要求,對(duì)標(biāo)準(zhǔn)和審核的解釋比較正確,學(xué)習(xí)后內(nèi)審員之間的差異可以大大縮小。
 
  2、參加審核實(shí)踐和進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流
 
  關(guān)鍵詞:交流、典型案例、心得體會(huì)
 
  組織內(nèi)審員多參加質(zhì)量管理體系來保持和證實(shí)其審核能力,進(jìn)行工作經(jīng)驗(yàn)的交流可以促進(jìn)內(nèi)審員水平的提高和對(duì)問題理解的一致。
 
  交流中應(yīng)就典型案例進(jìn)行討論,求得共同看法。
 
  水平較高、經(jīng)驗(yàn)較多的內(nèi)審員還可以把自己的心得體會(huì)和工作方法介紹給年輕的內(nèi)審員。
 
  3、內(nèi)審報(bào)告的比較分析
 
  關(guān)鍵詞:內(nèi)審報(bào)告、不符合報(bào)告、優(yōu)缺點(diǎn)
 
  一個(gè)組織應(yīng)對(duì)各內(nèi)審員編寫的內(nèi)審報(bào)告及所附的不符合報(bào)告做比較,分析他們各自的優(yōu)缺點(diǎn),以便有針對(duì)性地進(jìn)行幫助。
 
  這種研究分析工作應(yīng)由單位的領(lǐng)導(dǎo)親自進(jìn)行,或者授權(quán)較有經(jīng)驗(yàn)的內(nèi)審員進(jìn)行。
 
  4、工作評(píng)比
 
  關(guān)鍵詞:每年、每半年、工作經(jīng)驗(yàn)
 
  組織的管理者每年或者每半年對(duì)內(nèi)審員的工作進(jìn)行評(píng)比,選擇優(yōu)秀的內(nèi)審員進(jìn)行表彰,并重點(diǎn)總結(jié)他的工作經(jīng)驗(yàn)。借此讓內(nèi)審員向他學(xué)習(xí),提高自己的水平。
 
  5、內(nèi)審員輪換
 
  關(guān)鍵詞:年審內(nèi)審員、不同審核組長(zhǎng)
 
  安排年輕的內(nèi)審員輪流配合不同的審核組長(zhǎng)工作,從中向不同的審核組長(zhǎng)學(xué)習(xí)其工作方法和工作經(jīng)驗(yàn)。
 
  6、內(nèi)審員通過擔(dān)任第二方審核員提高水平
 
  關(guān)鍵詞:供方、檢查、實(shí)踐
 
  一個(gè)組織的內(nèi)審員可以從事對(duì)供方管理體系的檢查、評(píng)定和認(rèn)可來實(shí)踐其審核知識(shí),這對(duì)他們水平的提高可以起很大作用。
 
  7、內(nèi)審員通過接受認(rèn)證審核而向外審員學(xué)習(xí)
 
  關(guān)鍵詞:標(biāo)準(zhǔn)、手冊(cè)、程序文件
 
  當(dāng)組織接受第三方機(jī)構(gòu)審核時(shí),可以選派一批內(nèi)審員配合外審老師的工作。
 
  如擔(dān)任陪同人員、聯(lián)絡(luò)人員、觀察員或部門發(fā)言人等,并觀察外審員在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行審核的全過程,從中學(xué)習(xí)他們對(duì)問題的判斷方式和工作作風(fēng)。
 
  內(nèi)審員多參加審核實(shí)踐,是保持和提高水平的最基本的方法。
 
六、內(nèi)審員培訓(xùn)時(shí)會(huì)涉及哪些大綱?
 
  以ISO9001質(zhì)量管理體系為例,會(huì)學(xué)習(xí)到以下知識(shí):
 
  1、體系標(biāo)準(zhǔn)的背景和修訂歷程
 
  2、體系的標(biāo)準(zhǔn)和術(shù)語
 
  3、組織建立管理體系的步驟和要點(diǎn)
 
  4、體系標(biāo)準(zhǔn)的理解要點(diǎn)
 
  5、內(nèi)部審核的策劃和準(zhǔn)備
 
  6、內(nèi)部審核的實(shí)施
 
  7、審核報(bào)告的編制、批準(zhǔn)和分發(fā)
 
  8、審核后續(xù)活動(dòng)的實(shí)施等
編輯:foodqm

 
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