一、什么是內審有效性

 

       提到內審有效性，首先要了解什么是內審。根據GB/T19011-2021《管理體系審核指南》的定義，審核是“為獲得客觀證據，并對其進行客觀的評價，以確定滿足審核準則的程度所進行的系統的、獨立的并形成文件的過程”。內部審核是組織進行自我評價，對其管理體系的符合性、有效性進行監(jiān)測和改進的一種手段，是最高管理者的“眼睛”。

 

       有些企業(yè)內審只是內審員根據審核計劃，一手拿著準則，一手拿著證據，將二者進行比較的過程，僅限于對審核準則的符合性驗證。隨著體系在企業(yè)運行的成熟度不斷提升，體系審核由符合性向有效性轉變成為必然。因為企業(yè)不僅需要通過體系對其業(yè)務過程管理進行規(guī)范，還要不斷提升管理效能。而體系內審雖然不等同于體系運行有效性的全部，但是卻可以有效促進體系持續(xù)改進。

 

       根據GB/T19000的定義，有效性是指：“完成策劃的活動并得到策劃結果的程度。”引申到“內審的有效性”，就是從績效目標發(fā)起審核，完成內審策劃活動，全面發(fā)現問題并加以改進，促進實現績效目標。而“內審目標”最終就是評價體系的充分性、適用性和有效性，及時發(fā)現管理工作中存在的問題和薄弱環(huán)節(jié)，為管理者調整和改進管理提供信息，成為一種自我改進和提升機制。

 

 

二、導致內審有效性不足的主要原因

 

（一）審核策劃有效性不足

 

       有效的內審策劃是內審工作有效開展的基礎。如果內審策劃安排不適宜，就不能充分識別問題，提出改進建議，導致內審走形式。常見的內審策劃主要存在如下不足：

 

       內審方案考慮不全面。僅考慮審核條款和體系文件的要求，而忽略了管理改進實施情況、歷史不符合項整改情況、管理的薄弱環(huán)節(jié)和相關方要求等方面的內容；

 

       內審資源分配不合理。內審時間平均分配，未對重點要素、區(qū)域增加審核時間；

 

       抽樣和審核“規(guī)定動作”要求不明確。內審員隨意根據自己的理解或專業(yè)特長進行審核，抽樣數量不統一，“規(guī)定動作”偷工減料，導致獲取客觀證據不充分；

 

       內審員審核與自身業(yè)務存在責任關系的過程，不能客觀發(fā)現問題。

 

（二）重視程度不夠

 

       內審組成員安排不合理。內審員多為業(yè)務人員兼職，由于本職工作的影響而導致不能全身心投入審核工作，或者審核時間、精力得不到保障；

 

       迎審人員安排不合理。因為對內審重視不足或本職工作的影響，導致專業(yè)人員在迎審過程中不能全程配合，隨意安排其他人員代為迎審，因為不能完全知曉業(yè)務管理整體情況，導致提供證據不準確或不完整。

 

（三）內審員能力不足

 

       內審員多為業(yè)務人員兼職，未經過系統培訓，缺少審核知識和審核技巧，審核經驗不足；

 

       內審員專業(yè)知識和技能水平不足，對審核的具體業(yè)務不熟悉，不能進行有效和深入的審核；

 

       沒有合適的工具方法，審核關注點較為單一，僅集中在表面問題點，不能發(fā)現背后的深層次問題；分析和總結能力較差，難以發(fā)現系統性問題。

 

（四）問題整改有效性不足

 

       開具的問題屬于企業(yè)的內部行為，特別是一些人員認為同級部門審核權威性較差，整改進度和力度不足。有的問題甚至不被迎審單位認可和接受，整改更無從談起。如果整改再不能得到企業(yè)領導的有力支持，將會嚴重影響內審有效性；

 

       有些企業(yè)領導雖然重視內審，但是因為問題整改人員不會舉一反三和審核追溯，頭疼醫(yī)頭腳疼醫(yī)腳，導致問題重復發(fā)生。

 

 

三、提高內審有效性的措施

 

       要提升內審的有效性，可以從領導意識、規(guī)范程序、建立內審員隊伍、提高發(fā)現問題及整改能力等幾個方面開展工作：

 

（一）增強領導意識，提高重視程度

 

       領導重視是提高內審有效性的關鍵。從體系模式圖也不難看出領導作用的核心地位。只有得到最高管理者的強力推動，這個PDCA循環(huán)輪才能有效運轉。

 

       目前，企業(yè)大多數領導都意識到了體系的重要性，基本都能夠發(fā)揮領導作用，帶動全體員工從思想和認識上轉變觀念。但是，在合理安排審核人員，配置充足的資源等方面還略有不足。特別是在業(yè)務和內審爭奪資源時，內審作為“臨時性任務”往往被忽視。因此提升領導重視程度是改進HSE內審有效性的重要手段。

 

       在內審策劃時，領導要合理安排內審人員，必要時可聘請外部專家參與，提高審核的權威性和能力；

 

       領導應合理安排工作，確保迎審人員掌握整體業(yè)務流程管理，能夠完整接受審核；

 

       給予足夠的資源支持，保證充足的內審時間、審核權限，使內審過程能夠按計劃實施。

 

（二）規(guī)范內審程序，細化工作流程

 

規(guī)范的工作流程是提高內審有效性的保證。

 

       制定詳細的內審方案，明確審核目的、范圍、計劃以及“規(guī)定動作”等。其中內審范圍不僅要包括體系要素，還要包括以往問題的整改、管理改進事項落實等方面的驗證；

 

       根據內審的關注重點，合理分配審核時間，保證重點區(qū)域、要素得到充分的審核，避免出現審核顆粒度不夠、漏項等問題；

 

       根據內審員的工作內容和專業(yè)知識，合理分配審核項目，避免審核陌生的領域和存在責任關系的業(yè)務；

 

       明確審核抽樣原則及審核記錄要求，保證審核記錄信息全面、統一和準確。

 

（三）加強內審員隊伍建設，提高內審員能力

 

       內審員是推動企業(yè)體系有效運行和保持的重要組織力量。工欲善其事，必先利其器，內審有效性很大程度上依賴于內審員的能力，而內審員的能力在很大程度上取決于內審員是否能正確理解和掌握過程方法，是否能準確理解和把握標準要求，是否能夠熟練使用審核工具方法，具有一定的發(fā)現問題和審核追溯的能力。因此，建設一支有能力、有技術、懂專業(yè)的內審員隊伍是必不可少的。

 

       策劃內審員的隊伍建設，提出內審員的數量、人員構成、專業(yè)知識和技能水平需求，選擇和發(fā)展合適的內審員；

 

制定合理的培訓計劃，包括審核能力、專業(yè)能力等培訓；

 

       定期開展審核案例學習、分析和分享的討論，進行審核方法、技巧和注意事項交流和總結。特別是一些適宜的工具方法的學習和使用，可以極大提高內審員的審核能力；

 

       讓實踐多、經驗豐富的內審員帶領和指導新內審員一同審核，聘請外部專家協助審核也是目前企業(yè)普遍采用的方法。外部專家在審核實際過程中，寓教于審，將審核經驗、方法和技巧傳授給內審員。

 

（四）提高審核發(fā)現問題能力

 

       首先，企業(yè)領導班子成員要帶頭參加內審工作，過程把關，摒棄把內審員當成“烏鴉嘴”的錯誤思想意識。充分發(fā)現問題并從中分析存在的系統性問題，以便持續(xù)改進。要堅持實事求是的原則，以事實為依據，審核過程仔細觀察現場狀況，不放過任何一個細節(jié)，多問幾個為什么，并且換位思考，這樣就會提出更有價值的建議。

 

       審核發(fā)現的是點的問題，是隱患排查或安全檢查的目的。而體系審核之所以不同于隱患排查或安全檢查，就在于其目的是通過審核發(fā)現企業(yè)系統化管理的差距，對照體系評價準則和體系管理的最佳實踐，評價體系運行的符合性和有效性。審核是識別體系存在的系統性問題，而不是“點”的問題。有效的審核結論一定是在系統分析的基礎上做出的“線”和“面”的評價。

 

1.深入問題追蹤，提升“點”的問題質量

 

       為確保審核過程發(fā)現高質量“點”的問題，要基于風險思維，按照“5WHY”思路，針對問題，跟蹤可能導致的風險結果，同時查找問題發(fā)生的源頭，從而發(fā)現深層問題。

 

       問題跟蹤考慮的是問題產生的后果和直接原因，追蹤以過程方法為主，從技術原因、管理原因多維度追蹤。往前追，查找導致異常產生的根本原因是否依然存在；往后追，追查可能導致風險的管控措施有無失效。

 

2.穿行檢查，確定“線”的系統性問題

 

       審核過程中，在發(fā)現足夠多且質量滿足的“點”的問題的基礎上，按照“業(yè)務”或“要素”進行穿行檢查，就會形成 “線”的分析結果，從而發(fā)現系統性問題。

 

       “穿行檢查”是基于在某項業(yè)務或要素審核的基礎上，對其他業(yè)務或要素進行檢查的方法。對部門審核時，需依據體系要素進行穿行檢查；對體系要素審核時，要對各業(yè)務進行穿行檢查；在現場檢查時，根據問題追蹤的結果開展穿行檢查。最終，結合審核追溯，形成 “線”的分析結果。

 

3.審核追溯，確定管理原因

 

       HSE管理體系最終針對的還是管理，其主要目標是提高企業(yè)的管理水平。為實現這一目標，在找到“線”的系統性問題基礎上，開展“審核追溯”，尋找問題根源，將問題追溯到職責、制度、能力、資源、考核等管理方面的缺陷或不足，通過有針對性地開展專項管理改進，促進管理體系績效的提升。

 

（五）提高問題整改有效性

 

       內審工作不光是發(fā)現問題，更重要的是對問題進行有效整改，以便持續(xù)改進，這才是內審的落腳點。跟蹤驗證問題整改的有效性，是HSE管理體系有效運行的重要環(huán)節(jié)。要提升整改有效性，應做好以下幾項工作：

 

       企業(yè)各級領導的重視和支持，包括對審核發(fā)現問題的認可、整改資源的提供，以及不同部門之間的協調等；

 

       問題整改部門要立足于企業(yè)全局，積極開展整改，不能各掃門前雪。根據審核追溯的結果，在A部門發(fā)現的問題可能需要B部門來整改，這就要相關人員具備體系意識；

 

       明確整改的責任人員和時間節(jié)點，跟蹤整改進度和措施的有效性；

 

       掌握合理的方法，對問題進行舉一反三排查，杜絕類似問題重復發(fā)生；

 

        針對審核追溯發(fā)現的系統性問題，制定專項管理改進方案，安排專業(yè)部門進行監(jiān)督整改；

 

建立合理的考核機制，促進整改積極性。

 

       有效開展體系內審是提高企業(yè)體系管理水平的抓手，對于想真正用管理體系提升其績效的最高管理者，應充分認識到內審的重要性，重用、善用內審員，使用正確的工具方法，充分發(fā)現問題并有效整改。只有這樣才能通過內審來評價體系的成熟度，走上企業(yè)管理良性發(fā)展之路！